Créance client : définition, calcul et méthode de gestion

créance client

Qu’est-ce qu’une créance client ? Comme les calculer et les comptabiliser ? Quel impact des créances clients sur ma trésorerie ?

En tant que dirigeant d’entreprise, vous vous êtes sûrement posé au moins une de ses questions et la crise actuelle n’arrange pas la situation. En effet les TPE et PME sont les premières victimes des

Si c’est le cas vous êtes au bon endroit, dans cet article nous répondons à toutes vos questions concernant les créances clients.

  1. Qu’est-ce qu’une créance client ?
  2. Comment calculer et comptabiliser une créance client ?
  3. Comment gérer les créances clients ?
  4. Comment reconnaitre si un client est douteux ?
  5. Quel est l’effet des créances client sur la trésorerie ?
  6. Comment éviter les difficultés de trésorerie ?

Définition d’une créance client

Tout d’abord commençons par définir ce qu’est une créance client, qu’on appelle aussi créance d’exploitation.

C’est le droit en tant qu’entreprise de percevoir un certain montant d’argent suite à l’émission d’une facture auprès d’un de ses clients.

Les créances proviennent du fait qu’une entreprise peut vendre un produit ou un service à un client et lui accorder un délai de paiement. Dans ce cas-là la facture est émise mais pas réglée directement elle est donc inscrite comme une créance.

En revanche, dans la situation ou le délai de paiement est dépassé et votre client n’a pas payé sa créance alors la créance se transforme en retard de paiement. Voir même en impayé si le délai est trop long et que le client ne souhaite pas ou ne peut pas régler.

Quelle est la différence entre dette et créance ?

Il faut bien différencier une créance d’une dette.

Définition dette : c’est une somme d’argent qui est due à une autre personne. C’est donc de l’argent que vous devez rembourser.

La différence est liée au point de vue.

La dette est une obligation pour l’entreprise de payer une certaine somme. Alors que la créance est un droit permettant d’exiger un remboursement.

Comment calculer et comptabiliser une créance client ?

Calcul créance client et délai client

Tout d’abord il faut bien noter que les créances clients sont des factures qui n’ont pas été encaissées par l’entreprise.

Cependant il faut différencier les factures qui sont en cours de règlement, dont le délai de paiement n’a pas été dépassé et les factures pour lesquelles la date d’échéance est dépassée.

Pour le calcul de la créance client, vous ne comptabilisez que les factures dont le délai de paiement a été dépassé.

Ainsi pour calculer les créances client vous allez, à un moment donné, faire la somme de toutes les créances que vous avez à l’actif du bilan et dont le délai de paiement n’est pas respecté.

Ce qu’on appelle le délai client correspond au délai moyen d’encaissement des créances. Il est directement lié aux délais de paiement que vous consentez à vos clients.

Il faut savoir que plus vous accordez de longs délais pour satisfaire vos clients plus votre trésorerie en souffrira.

Le calcul du délai client se fait de la façon suivante :

Délai clients = (créances clients / chiffre d’affaires) x 360

 

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Comptabilisation créance client

Pour comprendre comment comptabiliser une créance client, commençons par définir un terme associé. 

Le Besoin en fonds de roulement (BFR) est le montant de liquidité nécessaire à l’entreprise pour faire fonctionner son activité et pouvoir continuer à vendre ses biens ou services.

Or les créances clients ont un impact sur ce BFR puisqu’elles entrainent une baisse des liquidités disponibles. Le problème est que sans liquidités votre entreprise ne peut pas produire. De fait elle ne peut pas vendre.

Par manque de trésorerie, vous risquez d’être pris dans cercle vicieux qui peut vous coûter très cher.

Il faut savoir que l’encaissement des créances d’exploitation vont créer un écart entre le chiffre d’affaires comptabilisé et l’encaissement équivalent.

Cet écart provient du fait que les créances vont être inscrites lors de l’émission de la facture ou lors de la livraison du bien ou du service. Alors que le paiement de celle-ci et le flux de trésorerie qui est lié sera comptabilisé plus tard.

En termes de comptabilité, les créances clients sont écrites à l’actif du bilan comme des immobilisations financières.

Votre expert-comptable les enregistrera dans un premier temps au compte 411 (clients).

Puis dans un second temps, lorsque le bien est livré ou le service est rendu, ce compte sera débité pour créditer le compte 70.

Lorsque le délai de paiement est dépassé, le compte 411 est crédité. Et le compte 416 qui correspond aux clients douteux est débité.

Enfin lorsque votre client paye sa facture, le compte 416 est débité. Puis votre solde de trésorerie sera crédité du montant.

Comment gérer les créances clients ?

Le sujet de la gestion des créances clients est essentiel aux entreprises. En effet, en France, le poste clients représente en moyenne 30% de l’actif du bilan. Ce poste client représente de la trésorerie immobilisée.

De plus, 25% des entreprises souffrent des retards de paiement de leurs clients ce qui les placent dans de situations compliquées.

Plus vos délais de paiement sont longs plus cela va entrainer une surchauffe de votre BFR.

Pour rappel le BFR est calculé de la manière suivante :

BFR = (stock + créances clients) – (dettes fournisseurs + dettes fiscales et sociales)

Plus les délais de paiements augmentent, plus cela augmente le risque de solvabilité client.

Cela est d’autant plus vrai dans le contexte économique actuel car de nombreuses entreprises font face à une baisse de leur activité économique et rencontrent des problèmes de trésorerie.

Ainsi, elles retardent volontairement le paiement de leurs fournisseurs et le risque d’impayés client augmente.

TPE/PME pour ne pas vous laisser surprendre par des impayés clients, vous pouvez mettre en place des actions pour mieux gérer votre poste client afin de diminuer le risque de non-paiement.

Votre but est de réduire au maximum l’impact que vont avoir les créances client sur votre trésorerie. Pour cela il faut réduire le temps qu’il y a entre le moment ou votre client passe commande et le moment où il vous paye.

Pour réduire ce délai de paiement il faut mettre en place plusieurs actions.

Mettre en place un suivi des créances clients

Vous devez mettre en place un suivi très régulier des créances clients. Ce suivi se fait depuis le début des relations jusqu’au paiement des factures.

Pour mettre en place ce suivi, nous vous conseillons de commencer par décomposer le délai d’encaissement de vos clients. Cela vous permettra de visualiser rapidement les clients qui dépassent leurs délais de paiement.

Pour cela vous avez deux options.

Soit, vous réalisez un tableau de suivi de vos règlements clients avec l’outil Excel.

Vous noterez dans votre tableau Excel :

  • Les noms de vos clients et de leurs entreprises
  • Les sommes qui correspondent à leurs factures
  • Les dates de règlements des factures inscrites dans le contrat
  • Les dates ou les clients vous règlent
  • Le délai entre la date prévue et la date de règlement effectif

Pour gagner du temps, vous pouvez aussi utiliser un logiciel de gestion de trésorerie qui réalise ce suivi des comptes clients pour vous, vous prévient dès qu’un client est en retard de paiement pour que vous pensiez à le relancer.

Cela vous permet de ne pas vous charger de la partie administrative liée aux relances clients et de faire le nécessaire pour prévenir vos clients à temps et éviter les retards. Vous serez directement alerté dans le cas d’une situation inhabituelle.

Analyser les causes des dépassements des délais de paiements clients

La seconde étape pour tendre vers une meilleure gestion de vos créances client est de comprendre quelles sont les causes qui font que vos clients ne respectent pas leurs délais de paiement. Si vous déterminez les causes vous pourrez alors agir sur ces délais et les réduire.

Voici une liste non-exhaustive de plusieurs causes explicatives :

  • Une mauvaise conjoncture économique qui fait que toutes les entreprises rencontrent une baisse d’activité et tentent de repousser le paiement de leurs factures ;
  • Un client distrait ou négligent qui n’aurait pas fait attention aux délais.

Notre conseil : pour éviter les clients « distraits », vous devez mettre en place un système de rappel préventif avant même d’avoir dépassé le délai de paiement :

  • Une facture qu’un de vos clients ne voudrait pas payer car il estime que le bien ou le service fourni n’était pas à la hauteur de ses attentes ;
  • Un défaut de paiement de l’entreprise.

Notre conseil : tentez de mesurer quelles sont les problèmes financiers de l’entreprise afin de connaitre le risque client.

Comment reconnaitre si un client est douteux ?

Il est très difficile de savoir à l’avance le potentiel risque de défaut de paiement d’un client.

Cependant voici quelques conseils qui vous permettront de reconnaitre les clients douteux et de minimiser le risque d’insolvabilité :

  • Tout d’abord avant de signer un contrat avec un client, faites toujours un check de la situation financière de l’entreprise. En effet, si vous avez le moindre doute sur la capacité de ce client potentiel à vous payer ou si vous êtes sur le point de signer un contrat dont le montant est conséquent, vous devez absolument analyser la solvabilité du client. Pour cela, vous pouvez par exemple vous renseigner en ligne. Soit sur le Registre de commerce ou sur le site infogreffe qui fournit des informations qui vous permettront de déterminer l’équilibre financier de vos futurs clients. Ce site vous permet notamment de savoir si votre futur client a bien réglé ses dettes à l’URSAFF et au Trésor public ce qui est une première information importante. Si par exemple le prospect a déjà des dettes. Sachez que les dettes de types impôts, loyer, électricité seront toujours remboursées avant les créances que le client vous doit.
  •  La deuxième étape est nécessaire seulement si vous hésitez encore et n’êtes pas sûr de la situation financière de votre client. Vous pouvez utiliser des ratios financiers pour scruter plus en profondeur la solvabilité du futur débiteur. L’utilisation de ces ratios passe par une étude du bilan comptable de ces entreprises. Il existe de nombreux ratios que vous pouvez utiliser. Il y a notamment le taux d’endettement net et le ratio de solvabilité générale.
  • Enfin vous pouvez avertir les commerciaux de votre entreprise de ce problème. Ce sont eux qui sont en première ligne et qui ont des relations directes avec les futurs clients. Ils sont habitués et seront plus à même de discerner un présage d’un client mauvais payeur. Pour les motiver vous pouvez d’ailleurs envisager de les commissionner sur les factures effectivement payées et non sur les contrats signés.

Quelle que soit la situation à laquelle vous faites face, nous vous conseillons de trouver un accord à l’amiable. Il ne faut pas oublier que vos clients peuvent toujours choisir de se tourner vers la concurrence donc c’est souvent mieux de négocier. Cela vous permettra aussi de ne pas vous lancer dans une procédure de recouvrement. Ce type de procédure prend généralement beaucoup de temps et qui vous coûtera cher.

Quel est l’effet de l’encours clients sur la trésorerie ?

Les créances clients représentent un élément commercial très important pour une entreprise. En effet vos clients auront tendance à vous choisir plutôt qu’un concurrent si vous leur accorder des délais de paiement plus importants.

Cependant le fait d’accorder des délais à vos clients peut porter préjudice à votre trésorerie.

Pourquoi ? Le principe est simple.

Vous produisez un bien ou un service ce qui vous coûte de l’argent puisque vous devez payer vos fournisseurs et employés et en échange vous n’êtes pas rémunéré.

Un décalage s’installe entre les entrées et sorties d’argent. Le problème est que si le décalage est trop significatif, vous risquez de rencontrer des difficultés de trésorerie. Vous ne pourrez alors plus pouvoir honorer vos commandes.

Il faut savoir que les créances clients présentent deux caractéristiques majeures :

  • Elles sont par définition risqués. Avec une créance client vous supportez toujours un risque de perte de rentabilité si vous êtes faces à un impayé. 
  • Elles vous coûtent cher. Les coûts de gestion des créances clients se retrouvent tout au long de la vie de la facture :
    • Frais de gestion courants
    • Coûts de financement
    • Frais de relance
    • Érosion de la marge (tout retard dans le respect de l’échéance diminue la marge de l’opération)
    • Perte sur créances irrécouvrables

C’est pourquoi il est essentiel de réaliser des simulations via des hypothèses dans votre budget de trésorerie futur en prenant en compte le délai de règlement de vos clients.

Avec des prévisions fiables vous pourrez anticiper les décalages de trésorerie et penser à différents types de financement en amont.

Comment mieux gérer vos créances clients pour éviter les difficultés de trésorerie ?

Consolidez le cadre formel

Bien préciser les modalités de facturation et les délais de règlement des factures. Par exemple : « Nos factures sont payables 30 jours à réception, par prélèvement automatique… ».

Vous pouvez pour cela travailler vos conditions générales. Ces conditions définissent tous vos contrats avec vos différents clients, il est donc essentiel qu’elles soient bien écrites. Vous pouvez par exemple inscrire dans vos conditions générale le délai que vous accordez pour le paiement d’une facture et les indemnités qui devront être payées par vos clients s’ils payent en retard.

Dans le cas ou vous vendez des produits, vous pouvez aussi inscrire dans vos conditions générales une clause de propriété. Cette clause signifie que vous êtes propriétaires des biens jusqu’au moment ou vos clients les paient dans leur intégralité. Ainsi vous n’êtes pas obligé d’envoyer les produits s’ils n’ont pas été entièrement réglés.

Enfin notre dernier conseil est d’inscrire dans les conditions générales que en cas de litige, le client devra prendre en sa charge les frais de recouvrement de créances. Étant donné le coût des procédures de recouvrement, une telle clause peut se révéler salutaire à votre entreprise.

Choisissez des modes et délais de paiement adaptés

Transformer les moyens de paiements traditionnels en moyens de paiements automatiques. Il ne faut pas laisser au client la maitrise de l’initiative du règlement. Il faut donc « imposer » le mode de règlement lorsque c’est possible. Par exemple demander immédiatement un RIB et faites signer l’autorisation de prélèvement. En effet les virements bancaires ou le paiement en ligne permettent d’éliminer les délais relatifs au dépôt d’un chèque puis à son encaissement. Vous pouvez par exemple proposer à vos clients d’utiliser des intégrations comme Gocardless ou Paypal qui permettent d’automatiser le recouvrement des paiements récurrents. 

Les délais contractuels doivent être le plus courts possibles. Comme nous l’avons dit tout au long de l’article : tout décalage dans les règlements pénalise le BFR de votre entreprise.

Demandez un acompte

Beaucoup d’entreprises demandent le paiement d’une part de du bien ou du service avant même qu’il n’ait été livré (de 20 à 50%). En effet cela permet de se couvrir contre le risque d’impayés. Certes c’est demander un effort au client. Cependant vous pouvez lui expliquer que cela représente un gage de confiance dans les 2 sens. Lui est sur que vous prenez en charge son dossier au plus vite. Et de votre côté cela vous permet de toucher une partie du règlement tout de suite et de payer vos fournisseurs afin de ne pas souffrir de décalages de trésorerie trop importants.

Envoyez une facture très simple, avec tous les éléments nécessaires et le plus vite possible

Vous trouvez ce conseil évident ? Figurez-vous que de nombreuses entreprises notamment les petites entreprises qui travaillent souvent en effectif réduits, se retrouvent prises dans dans leur quotidien. Elles n’ont donc pas le temps ou les ressources pour envoyer leurs factures à leurs clients dans les plus brefs délais.

C’est lié à deux raisons. Tout d’abord le manque de précision est votre ennemi et donnera l’occasion à vos clients de renégocier les termes du contrat. Ensuite, mettez-vous à la place de votre client qui lui aussi est potentiellement débordé et n’a que peu de temps à accorder aux tâches administratives. Plus vous lui envoyez la facture tôt, plus cela lui laisse du temps pour régler la facture et plus vous serez payez tôt.

Renseignez-vous sur vos clients

Vous devez faciliter l’éventuel travail de relance par une bonne connaissance de vos clients.

Organisez-vous et mettez en place des procédures

L’organisation est essentielle à la bonne gestion de vos comptes clients.

Pour bien vous organiser nous vous conseillons de :

  • Dédier une personne (ou une équipe) à cette fonction
  • Bien clarifier les rôles et les responsabilités
  • Réaliser une réflexion sur les procédures

Accélérer les entrées de trésorerie 

Votre premier objectif doit être d’accélérer les entrées de trésorerie.
Cela va passer tout d’abord par une accélération de la facturation et les encaissements.

Nous vous conseillons tout d’abord d’échelonner les paiements. Après avoir demandé un acompte vous pouvez demander à votre client qu’il vous rémunère de manière progressive jusqu’à la date butoir ou il est censé vous avoir réglé la facture dans son intégralité. C’est un excellent moyen pour juger si votre client est un bon ou mauvais payeur. Et cela vous permet de garder un moyen de pression sur votre client.

Pour cela vous pouvez par exemple utiliser une méthode telle que l’escompte. L’escompte est une solution vous permettant de proposer à vos clients une réduction s’ils paient comptant ou s’ils paient plus tôt que la date fixée par le contrat. C’est une solution qui a un coût mais beaucoup d’avantages puisqu’en plus de toucher votre trésorerie directement, c’est un moyen d’entretenir des bonnes relations avec vos clients.

Ensuite pour accélérer les entrées de trésorerie, vous pouvez aussi vous servir d’une solution comme l’affacturage. Dans ce cas une société externe va racheter votre créance et s’occuper de son recouvrement pour vous moyennant une commission. Cette méthode est certes couteuse mais cependant elle vous permet de toucher vos paiements directement et vous évite les tâches administratives liées aux relances clients. En effet le « factor » s’occupe de relancer les clients et du recouvrement en cas de besoin.

Tout au long de cet article nous avons montré que le compte clients représente une charge financière pour l’entreprise. Ainsi toute réduction du poste clients améliore la trésorerie et la rentabilité de votre entreprise cela doit être votre objectif.

Par ailleurs, gardez bien en tête que mieux gérer ses comptes clients permet aussi d’améliorer l’image de votre entreprise. En effet une gestion rigoureuse de vos comptes clients ne brise pas une relation commerciale, au contraire :

  • Gérer ses comptes et les relancer fait partie intégrante de l’acte commercial
  • Un client satisfait de vos services respectera une relance professionnelle bien faite

Finalement la relance participe au processus qualité de votre entreprise !