Comment externaliser l’administratif des PME en 2020 ?

Les PME en France souffrent d’un mal chronique : le poids de l’administratif.

Les dirigeants sont pourtant reconnus comme d’excellents experts techniques, de prodigieux développeurs.

Mais ils éprouvent beaucoup de mal à se libérer de la charge psychique et financière que représente les tâches à faible valeur ajoutée telles que la facturation, le recouvrement, les formalités diverses, la paie, la gestion administrative du personnel etc…

Les 4 tâches administratives qu’ils souhaitent externaliser sont pourtant bien identifiées :

• La relance client et le recouvrement
• La facturation et les pointages spécifiques
• La gestion des notes de frais
• Le courrier entrant, le classement

Mais des freins à cette externalisation existent :

1. Manque de support en interne pour prendre en charge soit l’externalisation soit la digitalisation de ces process chronophages.
   
   
2. Manque de formation aux nouveaux outils digitaux (dématérialisation de facture, gestion électronique des documents, tableaux de bord de trésorerie…)
   
   
3. Manque de temps pour apprendre les « bonnes pratiques » permettant d’améliorer son organisation pour gagner en productivité.
   
   
4. Volonté de ne pas prendre de risque en recrutant des profils en CDI ou mal adaptés au contexte de la PME.
   
   
5. Difficulté à attirer des talents.

3 leviers pour gagner du temps et de la productivité

Dans leur recherche de gain de temps et de productivité, les chefs d’entreprise de PME ont pourtant les moyens d’agir.

Tous les services d’externalisation ne se ressemblent pas !

Pour réussir en PME, il vous faut la combinaison de 3 ingrédients : des personnes compétentes, des processus optimisés  et des outils digitaux d’automatisation.

Voici les 3 leviers d’efficacité que chaque société doit être capable de mettre en œuvre pour gagner en efficacité :

• Les hommes : c’est disposer d’un ou plusieurs experts en interne et lui déléguer l’administratif de votre PME en toute confiance.

Une personne de confiance chez vous, à vos cotes dans votre PME ou à distance pour les tâches pouvant être réalisées à distance (ou si vous n’avez pas de place pour un assistant de gestion).

Vous ne payerez que le temps dont vous avez besoin et pourrez disposer des meilleurs professionnels, connaissant votre contre contexte sectoriel.

• Les bonnes pratiques : c’est la « méthode », c’est faire vite et bien.

C’est disposer d’une boite à outils sur chaque process clef et tenter d’augmenter son efficacité.

Exemple : améliorer le recouvrement de 5 jours, simplifier la compta fournisseurs, facturer plus vite de 2 jours, piloter quotidiennement ma trésorerie…

Vous pouvez agir sur les process et l’organisation à améliorer en profitant des bonnes idées de vos partenaires et clients voir de vos concurrents, des benchmarks existants, des retours d’expériences concrets qui seront autant d’exemples inspirant pour votre entreprise. 

• Les outils digitaux : C’est automatiser et réduire la paperasse, les tâches chronophages grâce aux technologies digitales.

Pour vous faire des gains de productivité durables et sans dépenser trop cher car finalement il n’y a que le temps gagné qui compte vraiment.

Vous pouvez notamment utiliser un outil digital pour gérer à votre place votre trésorerie. Connecté à votre banque, le logiciel de trésorerie TurboPilot vous permet de suivre vos flux de trésorerie au jour le jour et de réaliser des prévisions de trésorerie. Gagnez un temps précieux et cessez d’établir votre budget de trésorerie sur un tableau Excel. Vous éviterez aussi les erreurs et aborderez plus sereinement l’avenir.

Un tel outil permet de rapidement améliorer la gestion de votre trésorerie !

Des solutions existent mais elles ont des limites dans le contexte des PME

Des solutions existent pour gagner en efficacité, elles s’appuient sur les 3 leviers que nous avons plus haut. 

1. Le recrutement :

• La machine est cassée pour les entrepreneurs et patrons de PME. Trop de risques, pas assez de profils experts attirés par le travail en PME.

• Saviez-vous qu’un CDI à temps partiel sauf quelques rares exceptions, ne peut pas faire moins de 24h par semaine ou dépasser de 33% ses heures prévues ?
• Pas idéal quand on est une TPE / PME ou un cabinet d’avocats et qu’on cherche à gagner du temps, de la flexibilité et augmenter ou diminuer d’une semaine à l’autre le travail confié à son Office Manager administratif. 
• Enfin, le besoin souvent ne remplit pas un « temps plein » mais juste quelques demi-journées par semaines ou par mois. Dans ce contexte, quel professionnel expérimenté peut être intéressé et en vivre ?

2. L’automatisation de tâches chronophages répétitives :

• Les grands comptes ont réussi, depuis les années 1990 à externaliser dans des « centres de services partagés » leurs back office parce que les robots, nourris à la data, permettent une automatisation quand la masse critique est suffisante.
• Ce n’est pas le cas des PME. Les logiciels de RPA (robotisation Process Automation) ne fonctionnent pas avec si peu de volumes et de process répétitifs.
• Dans ce contexte, en PME, pour atteindre un ROI (retour sur investissement) rien ne remplace encore l’homme.

3. L’externalisation de fonctions support :

L’état de l’art en France démontre que seules les entreprises de plus de 400 Millions d’euros envisagent l’externalisation en commençant par les processus suivants :

• La relation clients (centres de contact)
• La gestion documentaire
• La gestion de la paie
• La comptabilité – Finance (dans les centres de service partagés)
• Les achats et l’e-procurement (approvisionnement)

Ce marché s’appelle le Business Process Outsourcing et pèse en France 7 milliards d’euros, en croissance de 6 % (source : Xerfi)

3 grands types d’acteurs se partagent le marché de l’externalisation des grands comptes :

Elles ont réussi aussi parce qu’elles maîtrisaient déjà, en interne, à la fois leurs processus (qualité / coûts / délais) et les outils digitaux pour les dématérialiser.

En France, seules 11% des PME de moins de 50 salariés utilisent des outils de productivité digitaux selon le cabinet France.num.

L’externalisation permet un impact direct sur les coûts et apporte des bénéfices très importants, pour autant que l’on soit capable de choisir le bon partenaire et la modalité d’intervention (graphique ci-dessous).

De nouveaux acteurs émergent rendant possible une externalisation intelligente adaptée aux PME

Nous avons vu que sur le marché des PME, les acteurs de l’externalisation se font plus rares.

Contrairement aux grands comptes, peu de solutions ont prouvé leur efficacité.

Mais depuis 5 ans, de nouveaux acteurs rendent l’externalisation intelligente possible pour les PME.

1. Les cabinets d’expertise comptable pourraient y voir un intérêt stratégique

Seuls les grands cabinets d’experts-comptables (KPMG, IN extenso, Fiducial, ECS…) seraient en mesure de proposer une offre crédible d’externalisation en misant sur leurs ressources comptables, leurs moyens financiers, la proximité et la confiance nouée au fil des années avec leurs clients.

Mais les cabinets font face à des bouleversements (concurrence du low cost, recrutement et fidélisation des jeunes collaborateurs, …).

Ces bouleversements les obligent eux aussi à repenser leur chaîne de valeur, à évoluer vers plus de conseil à valeur ajoutée et plus de technologie dans leurs services.

Ils sont eux aussi confrontés à la nécessite de réaliser rapidement des gains de productivité.

Cependant, leurs proximité à la fois géographique et métier – l’expert-comptable est encore le principal conseiller des chefs d’entreprises de TPE/PME – permettrait de proposer une forme d’externalisation qui s’apparente à celle proposée par des sociétés de services en France.

Malheureusement les tâches de pilotage opérationnel de la trésorerie, du recouvrement, l’aide à la saisie comptable et aux catégorisations demandées par les logiciels numériques ne font plus partie de leurs priorités ni de celles de leurs collaborateurs plus mobilisés sur les tâches de conseil.

Le graphique ci-dessous illustre les 3 modalités d’intervention et leurs avantages et limites. En effet, il sera important pour une PME de choisir le bon partenaire pouvant par exemple intervenir « sur site client » c’est-à-dire dans les locaux ou à distance pour les TPE/PME ou encore en off-shore.

2. De nouveaux acteurs de l’externalisation émergent : les freelances, des professionnels experts et indépendants

Dans ce contexte, de nouveaux acteurs émergent et notamment en capitalisant sur la vague du freelancing.

On estime le marché du freelancing à 2 millions de travailleurs indépendants et certains prévoient que 3 millions de professionnels seront employés en mission par plusieurs employeurs, en France d’ici 2022.

Le freelancing reste une solution méconnue de nombreux chefs d’entreprises et pourtant c’est une solution qui offre une grande flexibilité et la garantie de disposer sous 48H00 de profils validés : l’Office Management délégué.

Le nombre de professionnels compétents sur le marché est énorme, on estime à 800.000 le nombre total de de freelances en France travaillant pour un ou plusieurs employeurs. 

Ces hommes et femmes sont des indépendants, véritables chefs d’entreprise possédant des expériences diverses et très riches dans de nombreuses entreprises.

Ils sont capables d’apporter la réponse exacte aux besoins de votre entreprise et de vous faire bénéficier des expériences multiples dont ils disposent.

Ils maitrisent parfaitement la technicité des tâches administratives, de gestion et le volet social des entreprises (ressources humaines, paie, affichage règlementaire, …) et adorent le classement, les outils de productivité adaptés aux PME, les solutions de gestion, de numérisation etc … 

Les PME, associations, cabinets d’avocats, médecins et professionnels de santé peuvent en profiter sans prendre de risque sur l’avenir de leur activité quelques heures par semaine ou plus.

C’est sans engagement, en cas de maladie ils sont immédiatement remplacés (gratuitement), ces assistants pros se déplacent chez vous ou peuvent intervenir en télétravail.

Mais la difficulté est de les trouver, de les sélectionner, de valider leurs compétences car vous ne voulez pas d’une personne qui ne fera pas l’affaire, que vous aurez formée et qui vous quittera après 3 mois !

Voici un tableau comparatif qui récapitule les bénéfices de la gestion déléguée sur site telle que proposée par la société 3H18 :