Budget de trésorerie : définition et méthode de réalisation en 3 étapes

Les 3 étapes pour construire votre budget de trésorerie

Le budget de trésorerie est un élément clé pour gérer une entreprise. Cependant vous vous demandez sûrement : à quoi ressemble concrètement un budget prévisionnel de trésorerie et comment le réaliser ?

Ne vous inquiétez pas, pas besoin d’avoir fait des études de finance ou de comptabilité, dans cet article nous vous expliquons comment créer simplement un budget de trésorerie.

Dans cet article :

1. Qu’est-ce qu’un budget de trésorerie ?
2. Pourquoi est-ce nécessaire de réaliser un budget de trésorerie ?
3. Comment établir un budget prévisionnel ?
4. Comment bien exploiter votre budget de trésorerie ?
5. Pourquoi utiliser un outil de gestion pour réaliser votre budget de trésorerie ?

1.  Qu’est-ce qu’un budget de trésorerie ?

Le budget de trésorerie est un tableau de prévision montrant les entrées et sorties de trésorerie de l’entreprise pour une période de temps donnée :

• Qui se matérialiseront par des mouvements bancaires le moment venu
• On raisonne ici en montants TTC.

Dirigeants d’entreprise, vous pourrez donc avoir une vision globale de l’activité de votre entreprise grâce à un suivi des encaissements et décaissements qui vous permettra de connaître chaque mois la trésorerie nette de votre entreprise.

La trésorerie nette est un indicateur clé. Grâce à cet indicateur vous pourrez piloter la trésorerie de votre entreprise et surtout anticiper les difficultés de trésorerie.

En effet, réaliser des prévisions claires vous permet de repérer très rapidement un problème de trésorerie mais aussi de réaliser des simulations et d’utiliser des techniques d’accélération de la remontée du cash dans l’entreprise, d’une efficacité redoutable !

Si vous rencontrez une difficulté, par exemple vous avez une charge importante qui était imprévue, vous pourrez immédiatement prendre les mesures nécessaires pour éviter un creux dans votre trésorerie. Prévoir vous fait gagner du temps !

Notre conseil : en cas de difficultés, n’attendez pas la relance de votre banquier mais prenez les devants et exposez-lui le problème. Il sera sûrement plus enclin à vous accorder un découvert bancaire ou un prêt.

Nous vous préconisons aussi de demander conseil à votre expert-comptable ou bien à un consultant spécialisé qui pourra vous aider à trouver des solutions.

2.  Pourquoi est-ce nécessaire de réaliser un budget de trésorerie ?

Vous pensez toujours que vous pouvez gérer votre trésorerie à vue d’œil et « advienne que pourra » ?

Ou aller consulter votre compte en banque sur Internet (en y retournant 10 fois par jour dans les périodes un peu « serrées ») ?

Vous avez peur de perdre du temps à réaliser un plan de trésorerie ?

Vous n’êtes pas certain de son utilité ?

Vous craignez de ne pas le suivre comme il faut ?

Voici les 4 raisons pour lesquelles vous vous devez de réaliser un budget prévisionnel de trésorerie :

• Pour prendre une image parlante, un plan de trésorerie est une feuille de route. Sans lui vous avancez à l’aveuglette et il est quasiment impossible d’éviter les écueils. Il vous permet chaque mois de visualiser clairement vers où vous vous dirigez et si votre activité va tenir le choc des prochains mois. C’est très utile notamment dans le cadre d’activités saisonnières. Si vous faites 90% de votre chiffre d’affaire l’été, il est nécessaire de pouvoir se projeter pour voir si votre trésorerie sera suffisante pour tenir le reste de l’année. Si vous risquez d’approcher de trop près votre seuil de découvert, vous devez à tout prix le savoir pour décaler par avance certains règlements fournisseurs ou bien accélérer la rentrée de créances clients en retard. Bien sûr, c’est plus qu’utile suite à des crises comme celle du Covid-19 qui a déstabilisé toute l’économie mondiale !

• Un budget de trésorerie vous permet aussi de valider des hypothèses sous la forme de simulations alternatives. Comme beaucoup de dirigeants d’entreprise vous ne savez jamais de manière fiable quand est-ce le bon moment pour investir ou pour embaucher un nouvel employé ? Le budget de trésorerie est la solution parfaite. Vous pourrez visualiser clairement l’impact sur votre trésorerie d’un investissement ou d’une embauche supplémentaire. Nous vous conseillons de réaliser plusieurs hypothèses afin de pouvoir les comparer et prendre la meilleure décision possible. Nous avons parfaitement conscience que la comparaison de nombreuses hypothèses prend du temps et que le temps c’est justement ce dont vous manquez. C’est pourquoi n’hésitez pas à utiliser un logiciel de trésorerie comme TurboPilot, qui calculera automatiquement les différentes hypothèses, les affichera sous la forme de courbes de trésorerie et vous aidera à prendre la bonne décision rapidement.
  
• Un budget de trésorerie est nécessaire au moment de la création d’une entreprise. Cela vous permettra de savoir si les prévisions que vous avez faites vous permettront de faire face à vos dépenses. Vous aurez aussi une vision claire sur vos besoins de financement. Si vous êtes une start-up, c’est même vital de contrôler votre « cash burn » pour éviter de griller toutes vos cartouches trop vite. Lever des fonds n’est pas une garantie de pérennité et vos actionnaires attendent des résultats et de la rentabilité !
  
• Enfin un plan de trésorerie solide est un élément de taille pour demander un prêt à votre banquier. L’objectif d’une banque qui étudie votre dossier afin de décider si elle va oui ou non vous accorder un prêt est de déterminer à quel point votre dossier est risqué. Elle cherche tout simplement à connaître vos chances de non-remboursement du prêt. La banque va donc regarder vos prévisions de trésorerie. Ainsi vous gagnerez des points en lui présentant un business plan à jour et particulièrement un plan de trésorerie, parce que le fait de l’avoir réalisé démontre votre sérieux et votre capacité à prévoir. Donc si vous êtes en pleine croissance et que vous recherchez à financer votre développement grâce à un prêt professionnel ou à un découvert bancaire, la première étape est la réalisation d’un budget de trésorerie.

3.  Comment établir un budget prévisionnel ?

TurboPilot peut tripler la vitesse de construction de votre budget grâce à ses imports de FEC et de grand-livre comptable !

Votre budget prévisionnel de trésorerie va se matérialiser concrètement en un tableau : le tableau de trésorerie. C’est un tableau qui récapitule pour chaque période les recettes et les dépenses d’argent. Et par une jolie courbe qui est l’expression du solde journalier de vos comptes bancaires.

– Pour calculer le budget de trésorerie, la première étape est donc de vous munir de l’ensemble des données financières de votre entreprise. Si vous avez différents comptes bancaires il faudra tous les prendre en compte.

– La seconde étape est de récapituler sur une feuille tous vos encaissements et décaissements.

Voici une liste non exhaustive des encaissements. Il faut évidemment la compléter en fonction de votre activité :

• Chiffre d’affaire prévisionnel (TTC), ce sont les ventes
• Apports en capital
• Apports en compte courant
• Subventions de l’État
• Produits financiers tels que prêts bancaires ou affacturage

Et une liste des décaissements, de la même manière non exhaustive :

• Achats fournisseurs (TTC) de marchandises et matières premières
• Salaires et commissions
• Investissements
• Charges sociales
• Charges patronales
• Impôts et taxes
• Frais généraux (loyers, assurance, frais administratifs, autres charges telles que l’énergie et l’eau)
• Charges liées à l’outil de production : machines, équipement (amortissement) et maintenance
• Frais de distribution et transport
• Réduction de capital
• Reprises d’apports en compte courant
• Charges financières

Notre conseil : on n’est jamais trop prudent et vos charges peuvent parfois augmenter de manière totalement imprévue. Nous vous conseillons donc d’augmenter légèrement vos charges en créant une ligne. Cela vous permettra de vous prémunir contre les aléas.

– La troisième étape est d’inscrire tous ces encaissements et décaissements dans la colonne de gauche de votre tableau. Vous ajoutez deux lignes pour les totaux des encaissements et décaissements. Ainsi que deux lignes donnant la trésorerie en début et fin de période. La ligne  » Solde de trésorerie en fin de période  » sera égale à la trésorerie en début de période + le total des encaissements sur la période – le total des décaissements sur la période.

Nota : si votre logiciel de trésorerie sait importer des FEC historiques (fichiers des écritures comptables = format normé par l’administration fiscale) et un grand-livre global de l’année en cours (à date de fin du dernier mois clôt), vous pouvez très fortement accéléré cette construction en évitant Excel !

Demandez ces fichiers à votre expert-comptable.

Le comparatif intégral des principaux outils de trésorerie du marché pour les TPE/PME

4.  Comment bien exploiter votre budget de trésorerie ?

Pour utiliser à bon escient votre budget de trésorerie, la première chose à regarder est le solde de trésorerie en fin de période, avec plus ou moins de finesse (une courbe est alors nécessaire avec un solde géré quotidiennement). Si ce solde est positif cela signifie que vos recettes couvrent vos dépenses, vous n’avez pas de souci à vous faire.

Cependant si vous avez un budget de trésorerie négatif vous devez agir. Il y a plusieurs solutions pour remédier à une telle situation.

• Vous pouvez réfléchir à différents moyens de réduire vos coûts. Par exemple passant en revue tous vos abonnements (sont-ils encore tous nécessaires ?), en groupant vos achats de marchandises ou matières premières pour augmenter le pouvoir de négociation avec vos fournisseurs. Vous pouvez aussi réduire vos stocks ou réaliser des économies d’échelles. Enfin pensez aux possibilités d’externalisation d’une partie de votre production en variabilisant certains postes de charge, notamment de personnel. Périodiquement, jouez le rôle du cost-killer !
• Mieux et préférable, segmenter plus en lots les livraisons de vos fournisseurs pour mobiliser moins de trésorerie !
• Vous pouvez aussi décider de reporter un de vos investissements à un moment plus opportun.
• Vous pouvez repousser le paiement de fournisseurs de quelques jours, et relancer plus fort vos clients en retard.
• Enfin n’hésitez pas à faire appel à votre banquier et à votre expert-comptable, ils pourront vous aider.

5.  Pourquoi utiliser un outil de gestion pour réaliser votre budget de trésorerie ?

Traditionnellement, les budgets prévisionnels (sur un an) sont montés en exploitation et en hors taxes. En effet, il est complexe de fabriquer une information de trésorerie précise au jour le jour.

Résultat, en réalisant un tableau de trésorerie vous pourrez obtenir au mieux un budget d’exploitation mensuel. Le problème : celui-ci ne vous fournit pas la finesse nécessaire pour prévoir et suivre votre trésorerie régulièrement.

Or en tant que dirigeant d’entreprise soucieux de bonne gestion de trésorerie, c’est ce qui vous intéresse le plus ! Donc un budget d’exploitation n’est pas satisfaisant…

De plus, il existe deux autres inconvénients au tableau de trésorerie réalisé sur Excel :

• Le premier inconvénient est le temps que cela prend. Vous vous en doutez, recenser tous vos encaissements et tous vos décaissements (facture par facture) et les rentrer dans votre tableau Excel prend un temps fou. Et en tant que dirigeant d’entreprise, la principale chose dont vous manquez c’est du temps !

• Le second inconvénient est le manque de fiabilité. Excel est un outil très puissant qui ne risque pas de se tromper dans ses calculs. L’inexactitude peut cependant provenir de votre fait. En effet en recopiant des centaines de données une par une dans un tableau, vous avez de fortes chances de faire une coquille même en étant extrêmement attentif. Or un zéro en trop peut complètement chambouler vos prévisions.

C’est pourquoi nous vous conseillons de remplacer votre budget de trésorerie Excel et d’utiliser un outil de prévision de trésorerie comme TurboPilot pour vous aider dans la réalisation de votre budget prévisionnel de trésorerie.

Le logiciel de trésorerie vous permet la construction d’un prévisionnel ultra-rapide et ultra-fiable ! Mais également son suivi dynamique et semi-automatique…

Grâce au logiciel de trésorerie vous pourrez récupérer via des fichiers FEC n-1 et n-2 (fichier des écritures comptables disponible chez votre expert-comptable) qui contiennent l’intégralité du plan comptable général et auxiliaire de votre société mais aussi toutes les écritures (historique). Vous pourrez également injecter soit un FEC provisoire soit un grand livre de l’année en cours.

TurboPilot vous trace alors instantanément les courbes de trésorerie passées de votre société !

Il devient alors possible de créer une prévision de trésorerie ultra-rapide en adaptant les nouvelles prévisions de chiffre d’affaires, la prévision des charges étant plus facile (beaucoup de charges abonnées).

Votre expert-comptable peut vous fournir ces informations ou vous aider à les monter rapidement. Notamment pour affiner des charges fiscales et sociales plus complexes.

Le plaisir vient rapidement !

TurboPilot vous fournit alors un dashboard de trésorerie et vous permet un suivi efficace au jour le jour ou à la semaine.

Une courbe de trésorerie par banque apparaît alors, avec le montant de votre découvert, et une consolidation si vous avez plusieurs banques.

Chaque point de la courbe est dynamique : il vous donne le détail des encaissement et décaissements à date.

C’est donc un superbe outil pour :

• connaître votre TVA à payer très à l’avance (ne plus attendre le calcul de votre collaborateur comptable souvent réalisé au dernier moment et…surprenant !)
• gérer vos fins de mois : reporter l’échéance d’une facture fournisseurs, changer de banque à débiter, relancer un client…
• prévoir la faisabilité d’un investissements ou d’une embauche
• placer au mieux votre trésorerie excédentaire… ou bien vous en servir pour accélérer tous vos projets et une croissance hyper-rentable !

Par ailleurs, vous connaissez les mouvements prévus dépassés en date et à recaler.
Vous listez immédiatement les clients qui vous doivent de l’argent afin de les relancer.

Sur ce sujet de la gestion des créances clients, lire cet article très complet.

TurboPilot comporte des balances âgées clients et fournisseurs : pas de trésorerie sérieuse sans cette information.

Vous pouvez également visualiser instantanément sur une période dans le dashboard de synthèse :

• votre variation de trésorerie
• les gros postes de charges à venir prochainement
• votre marge opérationnelle
• votre courbe de BFR
• votre résultat mensuel d’exploitation (ou annuel cumulé)
• une quantité d’indicateurs précieux et… instantanés !

Point important : nous voyons des logiciels concurrents prétendre utiliser l’Intelligence Artificielle pour prédire l’avenir de votre solde de trésorerie grâce à un algorithme s’appuyant sur des millions d’enregistrements. Cette méthode nous semble excessivement dangereuse car une erreur de quelques milliers d’euros peut vite vous mettre en difficulté :

• rejet d’un chèque émis
• blocage de votre compte bancaire
• demande de remboursement anticipé de vos prêts bancaires
• arrêt du soutien de votre banquier
• …tous faits qui peuvent pousser votre entreprise à la faillite.

Une entreprise ne meurt pas du manque de rentabilité, elle meurt du manque de cash à un instant t !

La méthode est d’autant plus dangereuse en période de crise économique où les historiques de données n’existent pas (qui aurait prédit la crise du Covid, ses modalités de survenance et ses impacts ?).

Non, une prévision de trésorerie sérieuse repose :

• Sur des données reliées à la comptabilité et à la banque
• Sur un suivi des achats, des ventes, des banques avec rapprochement
• Sans l’algorithme « magique » et dévastateur d’une Intelligence Artificielle exotique !

TurboPilot permet un suivi automatisé

Afin que vous passiez le moins de temps possible, votre outil doit se synchroniser avec tous les flux qui vont affecter votre trésorerie.

Compatible avec l’outil SaaS Facnote mais aussi avec ReceiptBank (bientôt Agora Expert, Jenji et bien d’autres…), TurboPilot récupère pour rapprochement avec les mouvements réels :

• Les factures d’achat scannées (via un scanner) ;
• Vos notes de frais flashées (avec un smartphone)
• Les ventes (par import de logiciels de facturation et/ou de caisse) ;
• Vos mouvements bancaires (en liaison avec votre expert-comptable via un mandat ebics ou par import d’un fichier extrait sur Internet en « scrapping »).

TurboPilot vous autorise un rapprochement également ultra-rapide par captation toutes les heures des données bancaires disponibles sur Internet.

Ce travail va favoriser la tenue de comptabilité effectuée par votre cabinet comptable.

Encore un dernier conseil : si votre logiciel de trésorerie est déconnecté de la comptabilité, alors vous y perdrez doublement :

• En termes de richesse d’informations et de fiabilité (le lien comptable vous aide à monter vite votre prévisionnel et il peut vous offrir un véritable contrôle budgétaire qui permet de voir les comptes très à l’écart par rapport à votre prévision) ;
  
• En termes de temps de travail et d’honoraires comptables: si vous et votre comptable faites à peu près les mêmes choses dans deux logiciels différents (l’un de trésorerie et l’autre de comptabilité sans aucun lien entre eux), c’est vous qui payerez ce double travail !

Cela ne vous arrivera pas avec TurboPilot…