Trésorerie du cabinet : diminuer rapidement votre encours clients ?
– Vos clients respectent-ils les délais de règlement prévus sur vos factures ?
– En cas de retard, vos clients sont-ils relancés rapidement ?
– Avez-vous une parfaite visibilité de votre poste clients (balance âgée, tableau de bord) ?
– Votre cabinet donne t’il une image de rigueur, de suivi de ses dossiers et de bonne gestion ?
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Être expert comptable demande d’assurer la maîtrise d’un nombre croissant de compétences.
Cet article vaut pour beaucoup d’entreprises libérales et de conseil.
Mais, en plus de satisfaire aux attentes de sa clientèle, de la fidéliser, l’expert comptable doit
développer son cabinet, l’organiser et le gérer.
Le parent pauvre de cette gestion est trop souvent le suivi des comptes clients.
Les conséquences de cette faiblesse se retrouvent immanquablement au niveau de la trésorerie du cabinet, car, trésorerie et comptes clients sont intimement liés.
L’objectif d’une trésorerie est d’être au minimum équilibrée, c’est-à-dire suffisante pour faire face
aux différents engagements: salaires, charges sociales, dépenses, débours…
L’équilibre du BFR repose principalement sur le poste clients (pas de stocks, compte fournisseurs
réduit).
Il est courant de constater que toute tension de la trésorerie se traduit par des interventions, souvent effectuées dans la précipitation : apport en compte courant de
numéraire, découvert ou emprunt bancaire, report de certaines échéances…
Un des gisements de trésorerie trop méconnu se trouve au sein de chaque structure : les comptes
clients.
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Etats des lieux
Le compte clients est le premier emploi de fonds et représente de 70 à 75% de l’actif.
Il s’agit en fait de la trésorerie immobilisée par les clients.
Le poste clients comprend deux parties :
• Les factures non échues : la date d’échéance n’est pas dépassée, il n’y a pas de retard
• Les factures échues, la date d’échéance est dépassée, elles sont en retard de règlement
Le ratio montant en retard / total des factures dues détermine le pourcentage de clients qui
payent leurs factures en retard. Au delà d’un certain taux, une réflexion suivie de la mise en place
d’une organisation ad hoc s’impose.
Il est intéressant de constater que la grande majorité des clients non rentables d’un cabinet sont
en général aussi des mauvais payeurs.
Le délai moyen de règlement des clients des experts comptables se situe dans des moyennes hautes (+ de 115 jours) par rapport à l’ensemble des autres structures.
Pour plus de 30% des cabinets, la moyenne est supérieure à 120 jours !
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La gestion des comptes clients : le constat
D’une manière générale, les membres des professions libérales sont rarement cités en
exemple quand il s’agit de réclamer le règlement de leurs factures, les raisons les plus souvent
mises en avant sont :
• Manque de temps
• Manque d’organisation et d’outils (procédures, applicatif informatique dédié à ce rôle)
• Manque de formation donc de méthode (comment aborder le sujet)
• Question d’image de la profession
• C’est un sujet tabou (on ne parle pas de cela avec ses clients)
• L’expert comptable n’aime pas aborder le sujet avec ses clients…
Pourquoi le client ne paie pas sa facture à la date d’échéance ?
Les motifs de non respect se classent en trois grandes familles :
• Difficultés financières
• Litiges et contestations
• Retards de paiement « organisés », négligence du client
Chaque motif d’impayé mérite une analyse particulière car il représente des coûts et surtout des
risques différents :
• Difficultés financières: ils représentent en moyenne nationale moins de 10% des motifs de
retard, mais le risque de ne jamais être payé est important.
• Litiges et contestations: ils sont relativement rares, une bonne connaissance de sa clientèle
ainsi que des motifs de contestation permettent d’en minimiser à terme leur nombre.
• A partir du moment où il n’y pas de contestation ou de difficultés financières, il faut alors
admettre qu’il s’agit de retards « organisés », volontaires ou de négligences de la part du
client. Il s’agit de loin, des motifs les plus souvent invoqués.
Sont classés dans cette catégorie :
– les clients « qui ne sont pas relancés, à la demande du comptable »
– les clients « pour lesquels le paiement du comptable n’est pas une priorité »
– les clients ayant accumulé un retard trop important pour apurer leur situation,
– les clients qui pensent que leur comptable prend son temps pour les facturer (image de l’organisation) et qui a les moyens d’attendre le paiement de cette facture (image de la profession, crédit gratuit),
l’expert comptable conserve le « réflexe BNC », même en étant passé en société …
Il est important de souligner un point capital : une gestion rigoureuse des comptes clients est
totalement compatible avec de bonnes relations avec ses clients.
La relance fait partie intégrante d’un bon relationnel avec son client :
Pour le client « Mon expert comptable répond parfaitement à mes attentes. Il défend mes intérêts, il est précis, rigoureux, respecte scrupuleusement les échéances » = Compétence
o L’expert comptable préconise des règles de bonne gestion
o Mon expert comptable applique ces règles au sein de son cabinet, il gère son
activité de manière rigoureuse et organisée = Image
En résumé : on ne perd jamais un client en le relançant !
Un client satisfait de vos prestations, respectera une démarche de relance professionnelle et bien faite.
Une relance efficace donne une image de rigueur, d’organisation, de gestion de ses affaires, de
professionnalisme.
La relance participe à l’image de qualité et à la rentabilité du cabinet.
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Action !
Comprendre les enjeux et admettre la situation actuelle est une chose, agir pour diminuer les
retards en est une autre.
Les fondements d’une bonne gestion des comptes client reposent sur trois points :
• L’organisation
• La rigueur
• Le savoir-faire.
L’organisation
Une réflexion globale au niveau du cabinet est indispensable.
Elle consiste à une mise à plat du process facturation / règlement / relance :
– Procédures : qui fait quoi, quand, comment …
– Modes de règlement à proposer (imposer ?) en priorité
– Délais de règlement à présenter au client
– La lettre de mission précise sur le sujet : facturation, mode de règlement, délais de règlement…
– Ouverture d’un nouveau dossier : rigueur, informations à collecter en vue d’une éventuelle relance (qui valide les factures, qui les paye, numéros de téléphone direct, mobile, e-mail …)
– Facturation rapide, pour deux raisons majeures :
– augmenter le délai entre la prestation, la facturation et le règlement, c’est
– augmenter la facilité, pour le client, de contester ou discuter les montants en jeu: plus vite je facture, plus vite je serai payé.
– les charges salariales représentent la majorité des dépenses et sont payées en fin de mois, les charges sociales mensuellement mais en général, trimestriellement.
Plus le process facturation / règlement du client est long, plus le cabinet doit faire l’avance de la trésorerie sur une longue période :
– Organisation du suivi des factures en retard : procédure de relance (qui, quand, comment ….)
– Communication entre le gestionnaire du compte et l’expert comptable responsable du dossier
– Tableau de bord : quels indicateurs, qui le prépare, fréquence …
La rigueur
• Remise immédiate des chèques en banque
• Enregistrement des règlements dans les comptes clients : une gestion efficace des relances repose sur des comptes clients mis à jour en permanence
• Relances par écrit systématique (dans quel délai, qui les envoie…)
• Suivi de la procédure de relance rigoureuse, ne jamais laisser un dossier sans suivi.
Le savoir faire
La gestion des comptes clients et la relance des factures ne s’improvisent pas et demandent un minimum de formation pour être réellement efficaces.
Ces points seront développés plus en détail plus bas :
o Anticipation et pro-activité : comment et pourquoi
o Organiser la relance au sein d’un cabinet comptable
o Répartition des rôles
o Les différents modes de relance
o Les outils de suivi, les indicateurs (tableau de bord)…
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Demain une mission pour vos clients ?
Ce savoir faire, une fois maîtrisé, peut parfaitement être dupliqué : le cabinet est alors bien placé pour proposer une nouvelle spécificité technique à ses clients : la gestion au sein du cabinet de la relance amiable pour le compte de leurs clients.
Le marché est à la portée des experts comptables, dans quelques années, il sera pris par d’autres intervenants !
Une dernière question : que feriez-vous de votre trésorerie si vos clients payaient correctement
leurs factures ? Il s’agit, nous l’espérons, d’une prochaine étape.
Organiser la fonction « gestion et le suivi des comptes clients « …
La mise en place de la fonction « gestion des comptes clients » au sein du cabinet peut se visualiser
de la manière suivante :
• Réflexion
• Procédures
• Séparation des rôles.
Procédures ne veut pas dire « procédurier »
La réussite de la mise en place d’une organisation efficace passe par une phase d’analyse préalable.
Cette réflexion consiste en une mise à plat complète du process facturation Î règlement Î relance, puis dans le fait de se poser les questions suivantes :
• comment organiser cette fonction pour quelle soit efficace ?
• de quels moyens a-t-on besoin (informatique, formation, communication ..) ?
• quel sera le rôle de chaque intervenant ?
• à partir de quel moment la responsabilité du dossier doit-elle changer de main ?
• en résumé : qui fait quoi, quand, comment, quand…
Les résultats de cette réflexion font alors l’objet de la rédaction de procédures.
Mais attention : cela ne veut pas dire définir une organisation rigide et verrouillée !
- il faut essayer de prévoir le plus grand nombre de situations, tout en laissant une certaine marge de manœuvre à chaque intervenant
- de même, il faut s’inquiéter de la faisabilité et la fluidité de l’organisation ainsi définie.
Le danger est de dessiner ce qu’on appelle « une usine à gaz », compliquée, irréaliste, lourde
et contraignante.
De même, l’erreur serait de confier la gestion des comptes clients et surtout les relances
à des collaborateurs ayant d’autres responsabilités dont les priorités d’exécution passeraient
systématiquement avant les relances : tous les bénéfices de la spécificité du rôle du gestionnaire
seraient amoindris voir annulés.
Les procédures essentielles à définir sont :
• ouverture d’un nouveau compte client
• facturation
• relance, contentieux, blocage d’un compte
• tableau de bord, communication.
Exemple de procédure : ouverture d’un nouveau compte
Ces points ne concernent que les aspects gestion et suivi de la facturation, en aucun cas les aspects techniques et les missions du cabinet comptable.
Toute ouverture d’un nouveau compte se fera au vu du document « ouverture de compte » renseigné avec précision, à savoir :
• nom et adresse de facturation
• nom, prénom, fonction de la personne responsable du règlement des factures
• son numéro de téléphone (ligne directe), adresse e-mail, télécopie, portable
• heures et jours pour contact (selon RTT, présence ou absences)
• mode et délai de règlement convenus
• circuit de validation et règlement des factures fournisseurs (Monsieur X donne le « bon à
payer » puis Madame Y paye)
• prévoir un RIB et une autorisation de prélèvement.
Toutes ces informations seront précieuses dans le cas d’une éventuelle action de relance : elles feront alors gagner un temps précieux.
La collecte de ces données s’inscrit dans le même état d’esprit de rigueur, de présentation et d’explication de la lettre de mission à chaque client.
Deux points souvent occultés
La question des modes et délais de règlement est trop rarement abordée avec les clients : la lettre de mission doit être précise sur le sujet afin de lever toute ambiguïté.
Le délai offert au client doit être le plus court possible : règlement comptant, à réception de la facture pour les prestations effectuées, factures payables à 30 jours fin de mois au maximum pour les acomptes mensuels, par exemple.
Le mode de règlement doit respecter le principe de base : ne pas laisser au client la maîtrise du moyen de paiement.
Il est en effet plus facile « d’oublier » ou de retarder une échéance (passivité, négligence) que de refuser un prélèvement ou une LCR directe (acte réfléchi).
Lors de chaque nouvelle entrée en relation avec un client, le cabinet « impose » ses conditions.
Mais il ne faut évidement pas se priver d’un client ne souhaitant pas entrer dans le moule en conservant ses propres conditions.
Le prélèvement doit aussi être régulièrement proposé aux anciens clients du cabinet lors des différents contacts : visite de l’expert comptable, actions de relance, mailings…
Les modes de règlements dématérialisés doivent pouvoir être gérés par l’applicatif de gestion du cabinet.
Les gains de temps pour le cabinet sont évidents :
- il n’y a plus de réception de chèques, traites
- … de remise en banque
- … d’imputions des règlements
- … de pointages des comptes
- … moins de retards
- … ou d’oublis de la part des clients !
La systématisation des règlements par prélèvement ou LCR directe est un atout majeur dans la réduction de l’encours clients.
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A qui confier le suivi des comptes clients au sein du cabinet ?
En matière de gestion des comptes clients, il est préférable de séparer les rôles et les responsabilités.
La chronologie des opérations pourrait se dérouler ainsi :
• l’expert comptable présente à son client l’organisation du cabinet, ses collaborateurs, leur fonction, et, à travers la lettre de mission, les engagements du client en matière de facturation et de règlement des factures. Le client sait ainsi que ses factures sont payables à X jours, en fin de mois, seront prélevées… Cette démarche préalable donne une image de sérieux, de rigueur, d’organisation.
• l’expert comptable procède aux travaux requis dans le cadre de ses missions (fiscalité,
comptabilité, social, missions annexes…).
• l’expert comptable fait diligence pour que les factures soient établies et envoyées avec rapidité et ponctualité, suivant la fréquence définie dans la lettre de mission.
Tous les automatismes de facturation, notamment pour la facturation des prestations
ponctuelles ou exceptionnelles seront les bienvenus pour accélérer celle-ci (voir l’ouvrage « Facturez Plus ! » disponible sur Amazon).
• c’est à ce moment que le (la) gestionnaire de compte prend le relais et décharge l’expert comptable de l’aspect suivi du dossier et relance des factures en appliquant les consignes (procédures) préalablement définies.
• en cas de difficultés, comme prévu dans la procédure, le (la) gestionnaire confie le dossier à l’expert comptable pour action de sa part (résolution de litige, difficultés financière du client…).
• l’expert comptable évalue régulièrement (mensuellement) la position du portefeuille clients
à travers un document de synthèse (tableau de bord) lui permettant de :
- connaître la position et l’évolution de certains indicateurs (voir chapitre sur le tableau de bord)
- anticiper, corriger certaines situations
- adapter éventuellement les procédures ou son organisation.
Résultat : - l’expert comptable ou responsable se trouve ainsi déchargé (soulagé !) de la partie suivi et relance de ces dossiers
- la gestion des comptes étant confiée à une personne formée à cette tâche, les résultats sont immanquablement visibles.
Important : l’expert comptable doit relayer les messages du gestionnaire du compte et soutenir son action chez son client. Des contractions à ce niveau anéantissent les efforts « d’éducation » du client en matière de respect des dates d’échéance des factures du cabinet comptable.
Toute la difficulté est de trouver le bon équilibre.
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S’organiser en amont est nécessaire mais malheureusement pas suffisant
Une bonne gestion des comptes clients repose principalement sur :
• la volonté de valoriser cette fonction au sein du cabinet
• de l’organisation
• du suivi des dossiers.
La mise en place d’une organisation réfléchie et efficace correspond à une phase importante : l’anticipation, la pro-activité dans la gestion des comptes clients.
Mais anticiper n’est malheureusement pas toujours suffisant.
Un suivi rigoureux et permanent des comptes ainsi que des actions de relance sont alors nécessaires.
Relancer ses clients, l’art et la manière, comment faire, les différents supports de relance, le suivi
des dossiers… sont les sujets que nous allons maintenant aborder.
RAPPEL : pour obtenir des résultats appréciables, l’improvisation et la non-organisation sont de
nouveau à écarter.
Et on ne perd jamais un client en le relançant !
Une gestion rigoureuse des comptes clients et une relance dynamique sont totalement compatibles avec de bonnes relations avec ses clients :
o Pour le client « mon expert comptable répond parfaitement à mes attentes. Il défend mes intérêts, il est précis, rigoureux, respecte scrupuleusement les échéances » = compétence
o L’expert comptable préconise des règles de bonne gestion
o Mon expert comptable applique ces règles au sein de son cabinet, il gère son activité de manière rigoureuse et organisée = Image
En résumé : un client satisfait de vos prestations, respectera une démarche de relance professionnelle et bien faite. Une relance efficace donne une image de rigueur, d’organisation, de gestion de ses affaires, de professionnalisme.
Quand relancer ?
C’est une question qui peut paraître étrange et incongrue.
En réalité le raisonnement doit être le suivant : les prestations ont été réalisées, la facture a été émise, cette dernière indique une date d’échéance convenue entre l’expert comptable et son client, donc normalement (sauf désaccord sur le montant ou la prestation) rien ne justifie le moindre jour de retard dans le paiement de cette facture.
La relance doit donc, en théorie, être effectuée le plus rapidement possible après la date d’échéance.
L’objectif de la relance par téléphone est double :
1) Connaître les motifs du retard : « – bonjour monsieur le Client : en contrôlant votre compte,
nous avons noté que notre facture de XX euros n’était pas payée à ce jour et nous souhaiterions
savoir ce qu’il est – ». Il s’agit d’un dialogue, d’une écoute.
Les décisions sont prises rapidement en fonction des réponses du client :
- Litige : à résoudre rapidement
-
Problèmes financiers : danger, peut être source d’une intervention de l’expert comptable
pour aider son client ? - « Je n’ai pas reçu la facture » (fléau national !) : envoi rapide d’un duplicata.
2) Il est alors possible d’aborder le second objectif de l’appel :
A partir du moment où il n’y a pas de litige, c’est d’obtenir une PROMESSE DE REGLEMENT = une date et un montant puis de suivre cette promesse.
Une relance doit donc être rapide et le dossier ne doit jamais être laissé sans suivi.
En réalité, certains comptables hésitent à relancer leurs clients trop rapidement et leurs octroient alors une souplesse de quelques jours (voire quelques semaines)…
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A qui confier le suivi des comptes clients ainsi que la relance des factures en
retard ?
Première phase : l’expert comptable procède aux travaux et missions (fiscalité, comptabilité, social,
missions annexes …)
Puis il fait diligence pour que les factures soient établies et envoyées avec
rapidité et ponctualité, suivant la fréquence définie dans la lettre de mission.
En cas de non paiement de la facture, deux organisations de la relance sont alors possibles :
1) L’expert comptable gère le dossier en direct et doit alors tout mettre en œuvre pour
recouvrer les montants dus le plus rapidement possible.
Mais nombreux sont les experts comptables qui manquent d’aisance (et de temps) pour parler des
retards de règlement avec leurs clients. (cf. article # 1)
C’est pour cela que la seconde solution apporte une réelle solution au problème posé : Il s’agit de séparer les rôles et les responsabilités.
2) Le suivi et la gestion des comptes clients sont confiés à un (une) collaborateur du
cabinet dont la relance fait partie de ses tâches prioritaires.
Le Responsable des Comptes Clients prend alors le relais et décharge l’expert comptable de
l’aspect suivi du dossier et relance en appliquant les consignes (procédures) préalablement
définies.
De même, comme prévu dans la procédure, en cas de difficultés, le Responsable des Comptes Clients confie le dossier, à l’expert comptable pour action de sa part (résolution de litige, difficultés financière du client, prise de décision sur la suite à donner …).
Lors des contacts avec son client, l’expert comptable appuie l’action du Responsable des Comptes Clients en faisant passer les mêmes messages de rigueur dans le respect des dates d’échéance.
En fonction de la taille, de l’organisation et de la répartition géographique du cabinet, la fonction de gestion des comptes clients peut être confiée à une seule personne ou à une équipe plus étoffée.
Quel moyen de relance utiliser ?
Pour la relance de facture, le moyen le plus efficace reste l’appel téléphonique (contact direct, réponse immédiate, dialogue…).
Mais il ne faut pas pour autant négliger les autres supports, le principe étant de les multiplier et les alterner
- le téléphone
- l’écrit
- la télécopie
- l’e-mail
- le SMS
- le télégramme
- la visite chez le client …..
Par exemple : date d’échéance + 5 jours : premier appel
date d’échéance + 10 jours : premier courrier
date d’échéance + 15 jours : premier e-mail
date d’échéance + 20 jours : second appel
date d’échéance + 30 jours : second courrier plus ferme ……
Ne pas traiter tous les clients de la même manière (TPE, PME, grand groupe …) et surtout : suivi
des dossiers rigoureux.
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Après l’amiable
Lorsque le client reste insensible aux relances dites « amiables » ainsi qu’aux sollicitations de l’expert comptable, on peut alors considérer que ce client manifeste une volonté affichée de na pas payer.
Remarque 1 : un client qui ne paye pas ses factures, est-ce toujours un client ?
Remarque 2 : il est intéressant de constater que la grande majorité des clients non rentables
d’un cabinet sont en général aussi des mauvais payeurs !
L’expert comptable, en dehors de l’arrêt des prestations et du droit de rétention de documents, se trouve comme n’importe quel créancier en face d’un débiteur. Faute de ne pas avoir pu le convaincre de payer, il faut maintenant essayer de le contraindre à payer.
D’une manière générale, dans cette situation, il ne doit pas hésiter à aller plus loin, l’attente ou l’indulgence sont rarement porteuses de satisfaction en la matière.
Le passage au contentieux se matérialise par l’envoi d’une mise en demeure.
Il est possible ensuite de confier le dossier à un spécialiste (cabinet de recouvrement, avocat, huissier …) ou d’utiliser le contentieux à faire en interne = l’injonction de payer.
En final : l’assignation au fond (long, coûteux, aléatoire).
Mais ne pas négliger dans tous les cas de tenter la négociation d’un compromis à travers l’arbitrage ou la médiation.
Suivi des résultats des actions menées
Une bonne gestion des comptes clients d’un cabinet repose sur une clarification des rôles et responsabilités mais aussi sur une communication permanente et rapide entre l’expert comptable responsable du dossier et le Responsable des Comptes Clients.
Un tableau de bord périodique (mensuel) doit présenter une parfaite visibilité de la situation du compte clients du cabinet pour :
• Avoir une information objective:
• Suivre l’évolution des indicateurs,
• Mettre en place des actions pour les améliorer,
• Suivre l’impact des actions.
Exemples d’indicateurs du tableau de bord :
– L’échéancier (balance âgée) en valeur, %
– Le délai moyen de règlement
– Le montant des clients douteux
– Le montant des pertes sur créances irrécouvrables
– Le Nombre de factures éditées (avoirs ?)
– Nombre de nouveaux comptes (fermetures ?)
– Les litiges: nombre et valeurs
– Les dossiers au contentieux : nombre, valeurs
– Les 5/10/20 encours les plus importants
– Les 5/10/20 retards les plus importants.
En conclusion, le cabinet doit mettre en place une relance :
- Plus rapide
- Plus systématique et organisée
- Plus rigoureuse
- Plus dynamique: téléphone, écrit … synergie avec les comptables
- Plus suivie : le tableau de bord.
L’expérience prouve qu’un compte clients, c’est comme un ballon de baudruche : si on s’en occupe en permanence, si on lui applique de la pression: il se réduit, il se dégonfle. Mais dès que l’on s’en occupe plus, si la pression se relâche, alors, immanquablement il reprend des rondeurs et gonfle de nouveau.
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14 pistes de réflexion pragmatiques pour vous permettre de faire le point…
…puis de lancer des actions en vu de palier à d’éventuelles faiblesses dans l’organisation de la gestion de
vos comptes clients.
Ces 14 pistes sont regroupées en trois chapitres : prévention, gestion et relance.
Benchmarkez-vous pour savoir où en est votre cabinet !
Prévention
1) Entourez la facturation des prestations d’un cadre juridique protecteur
– Remettre à niveau des Lettres de Mission, porter un intérêt aux paragraphes « modalités de facturation, délais de règlement et mode de règlement »…
– Renforcer et systématiser la présentation de ces points aux clients
– Contrôler la présence des mentions obligatoires sur les factures émises
2) Formalisez les relations avec vos clients
– Rigueur de la création d’un nouveau compte : renseignements sur le client
– Circuit de validation de la facture, circuit de mise en paiement de la facture, nom des
interlocuteurs, fonctions…
3) Impliquez tous les collaborateurs du cabinet
Les collaborateurs comptables et chefs de mission sont en contact permanent avec les clients, ils sont un rouage privilégié de communication entre le cabinet et les clients pour :
– Transmettre les messages à ses clients
– Résoudre des points d’incompréhension concernant la facturation des prestations
– Commenter la lettre de mission et la faire signer aux clients
– Chez le client, être vigilant, s’imprégner de son organisation, détecter des points de faiblesse
– Les conditions de règlement (mode et délai) : en parler avec son client.
4) Créez une culture des honoraires encaissés
Implication de l’ensemble des collaborateurs du cabinet :
– Direction générale
– Associés, responsables de dossiers
– Collaborateurs, secrétaires…
====> Des honoraires bien encaissés …c’est l’affaire de tous !
5) Proposez (imposez !) des outils de paiement adaptés
– Connaître les caractéristiques des différents instruments de paiement, lister et analyser tous les avantages et inconvénients
– Transformer les moyens de paiement traditionnels en moyens de paiements automatiques
– Ne pas laisser au client la maîtrise et l’initiative du moyen de paiement : il faut donc « imposer » le mode de règlement, demander immédiatement un RIB et faire signer l’autorisation de prélèvement.
Gestion
6) Réfléchissez sur l’organisation et les procédures
– Dédier une personne (une équipe) à cette fonction
– Impliquer la direction
– Former des équipes (gestionnaires, commerciaux)
– Clarifier les rôles et responsabilités
– Réflechir sur les procédures
– Fluidifier le circuit de facturation
– Résoudre rapidement les litiges.
7) Optimisez votre facturation (une spécialité RCA Consulting voir le blog www.facturez-plus.com)
– Sécuriser la préparation et les contrôles : état de contrôle des temps passés, état de contrôle des erreurs sur temps des prestations ponctuelles/exceptionnelles, état des boni/mali instantanés, état de pré-facturation automatique…
– Facturer plus : revoir ses tarifs globaux et sa rentabilité par typologie de clients, ne pas oublier les frais et débours
– Facturer vite : une facture annuelle + 12 prélèvements, facturer d’avance (acomptes), facturer les acomptes sur forfaits le 25 du mois d’avant, accélérer la saisie des temps, facturer mensuellement, facturer l’exceptionnel « au cul du camion » !
– Encaisser vite…
8) Mettez en place un outil de gestion adapté
Mettre en place et former les collaborateurs à l’utilisation d’un logiciel dédié à la gestion des comptes clients
– Lettrage automatique
– Relance et recouvrement
– Intégration du « profil payeur »
– Blocage des dossiers
– Saisie de l’historique des actions menées
– Agenda pour suivi des dossiers
– Codification des motifs de non règlement
– Tableau de bord et outil de management.
9) Mesurez la performance
Avoir régulièrement à disposition une information objective pour :
– Suivre l’évolution des indicateurs
– Mettre en place des actions pour les améliorer
– Suivre l’impact des actions.
Principaux indicateurs & outils :
– Le délai moyen de règlement
– La provision pour créance douteuse
– Pertes sur créances irrécouvrables
– La balance âgée (clients et fournisseurs !)
– Un tableau de bord.
10) Formez vos collaborateurs et cadres
– Augmenter la compétitivité du cabinet par l’ajustement des savoirs des gestionnaires de comptes et chargés de relance dans le domaine de la gestion des comptes clients
– Sensibiliser et initier les experts comptables et responsables de dossiers à l’ensemble des aspects de la gestion des comptes clients.
Relance et contentieux
11) Agissez rapidement
– Déceler, et donc résoudre d’éventuels litiges rapidement
– Eviter, en cas de difficultés financières de votre client, d’attendre une dégradation de sa
situation
– Faire rentrer la cash plus rapidement dans sa trésorerie.
Contrairement au bon vin, les créances vieillissent très mal !
Important : une relance correctement effectuée ne brise pas une relation commerciale, au contraire. Gérer ses comptes et les relancer fait partie intégrante de l’acte commercial.
Un client satisfait de vos services, respectera une relance professionnelle et bien faite. La relance participe au processus qualité de votre cabinet.
12) Multipliez et alternez des supports adaptés de relance
- Le téléphone
- L’écrit
- La télécopie
- L’e-mail
- Le SMS
- Le télégramme
- La visite chez le client …..
Ne pas traiter tous les clients de la même manière.
Suivre les dossiers, utiliser un agenda ou un suivi informatisé (TurboPilot !) pour noter les relances de façon précise.
13) Écrit, téléphone…… et ensuite ?
– Ne pas hésiter à aller plus loin
– Le passage au contentieux = la mise en demeure
– Passer le dossier à un spécialiste
– Le contentieux à faire en interne = l’injonction de payer
– L’assignation au fond ……
– Tenter de négocier un compromis: arbitrage, médiation ….
14) Faire appel à RCA Consulting ou à ses partenaires !
– Pour des conseils
– Pour de la formation
– Pour optimiser votre facturation et votre organisation
– Pour gérer vos relances
– Pour réduire votre encours clients et enfin améliorer votre trésorerie…
En conclusion…
Avez-vous pensé face à chacune de ces 14 pistes de travail : « Oui, nous l’avons fait ! » ?
Ou plutôt : « Il faut le faire » ou « Nous devons optimiser ce sujet » ?
Si la réponse est majoritairement non, vous mesurez mieux maintenant la somme d’améliorations que vous êtes susceptible d’apporter à la gestion interne de votre cabinet…
Avec des résultats qui peuvent être rapidement visibles (à peine quelques semaines) !
• Augmentation de la rentabilité et du CA du cabinet
• Diminution du temps passé à contrôler et gérer
• Diminution de l’encours clients et de vos soucis
• Augmentation de votre trésorerie moyenne
• Placement de votre trésorerie excédentaire
• Augmentation de votre rémunération et de vos dividendes…
Nommez un responsable au cabinet ou faites-vous aider : bon courage…
