Qu’est-ce que le Kbis ? Définition, guide et obligations

Comme il constitue une preuve officielle de l’existence juridique de votre entreprise, l’extrait Kbis est utilisé dans de nombreuses situations et souvent exigé. Que comporte exactement l’extrait Kbis ? À quoi sert-il ? Comment se procurer l’extrait Kbis d’une entreprise ? On vous dit tout.

Kbis définition 

L’extrait Kbis est un document officiel et légal qui confirme l’existence d’une entreprise. Il prouve l’enregistrement et l’immatriculation d’une société au RCS (Registre du Commerce et des Sociétés). C’est finalement une sorte de carte d’identité de l’entreprise, un certificat de constitution, qui atteste de son existence juridique et de sa légalité (voir la définition KBIS sur Infogreffe). 

Le Kbis s’obtient à l’issue de la procédure de constitution d’une société. C’est un acte authentique, signé par le greffier du tribunal de commerce dont relève votre société. 

Attention, ne confondez pas extrait Kbis et numéro de SIRET. Le SIRET (Système d'Identification du Répertoire des Établissements) est un numéro à 14 chiffres attribué par l’INSEE, servant à l’identification de l’entreprise. 

Les entreprises concernées 

L’extrait Kbis concerne uniquement les personnes morales, c’est-à-dire les sociétés de type SARL, SAS, SASU, EURL, SA, SNC, dont les structures sont enregistrées au RCS. 

Si vous êtes une entreprise individuelle (micro-entreprise et EIRL), vous n’êtes donc pas concerné par l’extrait Kbis, car une entreprise en nom propre, ne forme qu’une seule et même personne avec son créateur, et n’est donc pas une personne morale. Dans ce cas, c’est la personnalité physique de l’entrepreneur qui reste le responsable juridique. Les professions artisanales et libérales se retrouvent dans cette situation.

Les micro-entreprises ayant une activité commerciale qui nécessite l’enregistrement au RCS à leur création, peuvent recevoir un extrait K, équivalent au Kbis. 

Les informations mentionnées dans le Kbis d’entreprise

L’extrait Kbis est un peu comme une carte d’identité, à visée officielle, qui donne l’état-civil de l’entreprise et son activité à date. Ce document administratif mentionne de nombreuses informations : 

• en en-tête, le nom et le lieu du greffe du tribunal de commerce où a été enregistré l’acte ; 
• les éléments datés : création de la société et date de délivrance de l’extrait Kbis ; 
• les informations sur la société : raison sociale, adresse du siège social et des établissements secondaires, la forme juridique, le capital social ; 
• les numéros : immatriculation au RCS, SIREN et SIRET, ainsi que le code APE (ou code NAF) et l’objet social ; 
• l’activité exercée ;
• les références des autorisations obligatoires pour les professions réglementées ; 
• les données sur le ou les dirigeants, les administrateurs, les commissaires aux comptes. 

Pourquoi demander un extrait Kbis ?

L’extrait Kbis sert donc à prouver que votre entreprise existe et qu’elle a été légalement constituée en respectant les formalités obligatoires en France. C’est pour cette raison qu’il fait souvent partie des pièces à fournir. 

Un gage de crédibilité 

Le certificat de constitution Kbis est d’ores et déjà un document officiel qui se veut rassurant. À ce titre, il est souvent affiché dans les locaux de l’entreprise. 

Un document exigé dans différentes situations

L’extrait Kbis de l’entreprise est généralement demandé dans les cadres suivants : 

• appel d’offres public ; 
• relations BtoB (achats de fournitures ou marchandises, achat ou location immobilière au nom de la société, recherche d’investisseurs financiers…) ; 
• démarches administratives variées (demandes de subventions, obtentions de licences et permis…). 

De même, présenter un Kbis est indispensable pour clôturer ou radier une activité et une entreprise. 

Le Kbis est à fournir aux établissements financiers

Pour obtenir les services des banques, le Kbis est exigé : 

• pour ouvrir ou clôturer des comptes bancaires ; 
• pour débloquer des fonds… 

Les banques sont en effet soumises à des contrôles réguliers en matière de blanchiment d’argent. Dans ce cadre, elles se doivent de mettre en place des règles strictes. 

Comment demander un Kbis ? 

Qui peut demander un extrait Kbis ? 

Généralement, ce sont les dirigeants et les représentants légaux de l’entreprise qui souhaitent accéder à ce document. 

Toutefois, les informations contenues dans le Kbis sont publiques. Tout le monde peut donc faire une demande pour obtenir un exemplaire, même les personnes complètement étrangères à la société (concurrents, clients, fournisseurs, futur actionnaire, toute personne voulant faire une recherche sur l’entreprise, souhaitant vérifier les informations légales ou sa solvabilité). 

BON A SAVOIR 
L’extrait Kbis n’a pas de durée de validité. 
Toutefois, les organismes tiers qui exigent cet extrait, demandent généralement qu’il soit daté de moins de 3 mois. 

Où commander un extrait Kbis ?

En tant que dirigeant ou administrateur d’une société constituant une personne morale, vous recevez d’office et gratuitement un extrait, à la suite de la création de l’entreprise et à son immatriculation. Par la suite, si vous êtes amené à effectuer d’autres demandes, voici la démarche à suivre : 

1 – Si vous êtes le dirigeant de l’entreprise : 

• La demande en ligne se fait sur le site monidenum.fr. En vous connectant à votre espace personnel grâce à un identifiant, vous pouvez obtenir un Kbis numérique de votre société. Cet accès est gratuit et illimité. 

Il en est de même avec le certificat de procédure judiciaire. 

• Si vous préférez vous déplacer pour obtenir un extrait Kbis, il convient alors de vous rendre au greffe du tribunal de commerce dont dépend votre entreprise. 

Dans ce cas-là, la délivrance sera payante : 2.69 € par exemplaire pour l’extrait Kbis et 1,36 € pour le certificat de procédure judiciaire. 

• Si vous souhaitez recevoir le document par voie postale, là aussi, il faudra vous acquitter de quelques euros par exemplaire. 

2 – Pour toute personne autre que le dirigeant : 

• La demande en ligne est également possible via une recherche par nom ou par numéro Siren. En revanche, elle sera payante. 
• En se rendant sur place ou en faisant une demande d’envoi postal, les démarches seront alors également payantes. 

L’essentiel à retenir sur le Kbis d’entreprise

• Le Kbis aussi appelé extrait Kbis, concerne uniquement les personnes morales, et est obtenu au moment de la création de la société et du dépôt des statuts au Registre du Tribunal de Commerce (RCS) ; 
• Ce document valide l’existence légale de la société ; 
• Il est à présenter par l’entreprise lors de nombreuses démarches administratives, bancaires… 
• Les informations apposées sur l’extrait Kbis de l’entreprise sont publiques et consultables par tous ; 
• L’obtention de cette attestation est aujourd’hui simplifiée, car elle peut se faire en ligne. Mais, attention, elle reste parfois payante.