Budget prévisionnel : définition, guide & exemples
Indispensable à tout chef d’entreprise qui souhaite garantir la santé financière de sa société, le calcul de budget prévisionnel est une bonne habitude à prendre pour mieux anticiper les mouvements de trésorerie. Sur quelques semaines ou sur plusieurs mois, un budget prévisionnel correctement établi vous évitera quelques déconvenues. Découvrez ce qu’il faut savoir sur le budget prévisionnel, exemples à l’appui, pour comprendre comment mettre à jour le vôtre et en tirer le meilleur parti.
Budget prévisionnel : définition
Un budget prévisionnel est un document financier grâce auquel une entreprise peut, comme son nom l’indique, prévoir ses recettes et dépenses. Non normalisé, ce tableau, que l’on appelle également plan de trésorerie, permet de visualiser votre exercice (votre activité à venir sur une période précise) à court ou moyen terme. Ainsi, vous pourrez anticiper vos besoins en fonds de roulement (entre autres) pour l’ensemble d’une année fiscale ou pour quelques mois au cours desquels des changements s’annoncent.
Pour vous aider à mettre en place votre propre budget prévisionnel, les exemples ne manquent pas, mais il est recommandé de s’inspirer de tableaux correspondant à une activité proche de la vôtre. Il s’agit ensuite d’y reporter, mois par mois, les dépenses et investissements en regard des recettes et financements pour la période à considérer. Au fil du temps, ce document vous servira de référence pour comparer le réel au prévisionnel et redresser la situation si nécessaire.
Pourquoi s’astreindre au calcul d’un budget prévisionnel ?
Il est recommandé de planifier le calcul d’un budget prévisionnel avant chaque nouvel exercice, particulièrement en période d’incertitude, afin de piloter son activité de manière optimale. Pourtant, comme il ne s’agit pas d’un document obligatoire, nombre de chefs d’entreprise choisissent de ne pas s’y astreindre.
Ce qu’ils oublient, c’est la confiance qu’inspire une telle précaution. Les entreprises dotées d’un budget prévisionnel, par exemple, disposent d’un outil de communication convaincant pour échanger avec leurs investisseurs et banques. Elles leur offrent ainsi une vision détaillée et concrète des résultats attendus.
Sans budget prévisionnel, il est en effet impossible de calculer précisément le seuil de rentabilité d’un projet et d’en vérifier la viabilité. Dès lors, que vous lanciez à peine votre entreprise ou que vous souhaitiez en assurer la pérennité lors de nouvelles embauches, de nouveaux produits, ou d’autres campagnes, vous jouirez de toute la sérénité nécessaire.
Établir un plan de trésorerie permet de recenser, d’identifier et de classer dépenses et recettes afin de déterminer si un ajustement est nécessaire pour atteindre la marge escomptée ou l’équilibre idéal. Le calcul d’un budget prévisionnel sert également à segmenter vos objectifs pour mieux en moduler les différentes variables. Pour cela, vous pourrez éventuellement préparer un document par ligne de produits.
Toutes ces informations vous aideront à anticiper les moments plus compliqués. Les recettes attendues pourront alors être comparées aux charges prévues pour optimiser les mouvements de trésorerie. Cette connaissance pointue de la situation vous donnera les moyens de prévenir découverts et retards de paiement en réduisant vos dépenses ou en décalant certaines de vos échéances.
Comment se calcule un budget prévisionnel ?
En matière de budget prévisionnel, les exemples sont tous similaires : des tableaux à colonnes représentant les mois, traversés par des lignes qui indiquent les rentrées et sorties d’argent. Chaque encaissement (ou rentrée d’argent) et chaque décaissement (sortie d’argent) doivent y figurer clairement et être catégorisés.
Les encaissements
La première étape pour établir un plan de trésorerie consiste à dresser la liste des encaissements et à les classer comme il se doit. Votre tableau intègrera donc les éléments propres à l’activité même, détaillant les ventes et facturations client par client. Vous pourrez également créer une catégorie pour les subventions et aides diverses (prime d’emploi, remboursements URSSAF, etc.). Il est tout aussi utile de préciser les apports en capital, les prêts bancaires et l’affacturage, ainsi que les éventuels crédits de TVA. À vous de déterminer le niveau de finesse souhaité pour chaque catégorie.
Pensez bien à tenir compte des délais de paiement de vos clients en attribuant l’encaissement au mois de paiement plutôt qu’au mois de commande.
Les décaissements
Il existe deux formes principales de décaissement, que vous pourrez, là encore, subdiviser comme vous le souhaitez : les charges fixes et les charges variables.
Les charges fixes correspondent aux frais qui reviennent chaque mois, quel que soit le dynamisme de l’activité à ce moment-là. Les dépenses les plus évidentes pour cette catégorie sont les frais de locaux (loyer, entretien et nettoyage, eau, électricité, aménagements, abonnements internet, logiciels, téléphones, etc.). Les frais de personnel représentent une autre catégorie importante, incluant salaires, charges patronales, sociales et d’intérim, Tickets restaurant, etc. Enfin, n’oubliez pas d’ajouter les remboursements de prêts, les frais bancaires, les assurances, les impôts, la TVA, ainsi que toutes les dépenses liées au marketing.
Pour ce qui concerne les charges variables, chaque entreprise fait face à des dépenses ponctuelles qui lui sont propres, qu’elles soient directement rattachées à l’activité qu’elle exerce ou pas. Le réapprovisionnement, par exemple, n’a de sens que pour les entreprises qui utilisent des matériaux et matières premières ou qui vendent des biens. Pour les prestataires de services, un tel poste prendra plutôt la forme d’achats de fournitures. Même chose pour les frais de déplacement ou d’expédition, les gestes commerciaux, les prestations externes (sous-traitant, comptable, avocat, conseiller en gestion, auditeur, etc.) et les frais engendrés par d’éventuels sinistres ou vols.
Notez qu’un budget prévisionnel se calcule toujours en TTC, contrairement au compte de résultat qui s’entend HT. Exercez en outre une vigilance particulière sur les remboursements de crédit de TVA afin d’avoir un état des lieux basé sur le réel.
Une fois votre budget prévisionnel établi, vous devrez le mettre à jour régulièrement. Toutes les semaines, tous les mois, tous les trimestres… à vous de choisir en fonction de la fréquence de vos encaissements et décaissements. Cette habitude vous permettra de vérifier que votre entreprise reste en phase avec ses objectifs et de faire face à d’éventuelles complications de manière plus sereine. Sur Excel ou à l’aide d’un logiciel de comptabilité, vous ne pourrez plus vous passer de votre plan de trésorerie !
