Trésorerie d’association : comment bien la gérer ?

Trésorerie association : comment ça fonctionne ?

Sport, culture, loisirs, défense de causes… les associations françaises offrent une grande variété. Ces organismes de toutes tailles n’ont pas pour objectif de générer des profits. Pourtant, la question de la gestion de la trésorerie pour une association revient fréquemment. La raison est que, même sans but lucratif, les associations connaissent des flux de liquidités plus ou moins importants. Ces derniers assurent le bon fonctionnement de l’association, que celle-ci ait besoin de matériel, de louer des locaux, de rémunérer des intervenants, etc. Nombreuses sont donc celles qui ont une activité commerciale ou qui reçoivent des donations pour financer leurs activités. Découvrez ce qu’il faut savoir sur la trésorerie d’association.

La trésorerie d’association : pourquoi est-elle si complexe ?

Lorsqu’elle n’est pas pilotée correctement, la trésorerie d’une association peut devenir une source de problèmes, surtout si celle-ci a des engagements, un chiffre d’affaires important, ou si elle emploie des salariés. La principale difficulté réside dans les « décalages » au niveau des flux qui affectent souvent la trésorerie d’une association.

Un club sportif, par exemple, encaisse généralement l’ensemble des cotisations de ses adhérents en début d’année scolaire (ou éventuellement civile). Cependant, les charges courantes, renouvellements de matériel, prestataires, salaires, investissements, location de locaux et autres dépenses réclament d’être réglées tout au long de l’année. C’est là toute la difficulté de la gestion de trésorerie pour une association. 

Comment gérer efficacement une trésorerie d’association ?

Pour garder le contrôle sur la trésorerie d’une association, la première étape consiste à établir un plan de trésorerie sur 12 mois, qui apportera la visibilité nécessaire. Ainsi, vous disposerez d’un état des lieux des dépenses prévues et connaîtrez la marge éventuelle qui permettra d’effectuer les investissements souhaités.

Notez (dans un tableau Excel ou en utilisant un logiciel dédié) l’ensemble de vos encaissements. Ceux-ci peuvent inclure les cotisations des membres, des donations, des subventions, les recettes générées par votre activité (de vente notamment), ainsi que les éventuels emprunts bancaires. Pensez à organiser votre tableau en fonction des dates d’échéance (et non de facturation !) et à tout inscrire en TTC. Vous éviterez plus aisément les mauvaises surprises.

Procédez de manière similaire pour les décaissements. Ceux-ci comprendront généralement vos loyers, abonnements, honoraires, paiements de salaires, remboursements de prêts, paiement de prestataires, organisation d’événements, achats de fournitures, etc. Pour ne rien oublier, examinez le flux de trésorerie de l’année précédente et étudiez le planning de l’année qui s’annonce.

Vous pourrez vous servir de ces mêmes informations pour détecter les difficultés à venir en anticipant plusieurs mois à l’avance vos encaissements et décaissements. Ainsi, vous pourrez envisager des solutions avant que les problèmes se manifestent. Pensez qu’une trésorerie d’association bien gérée considère toujours les imprévus. Par exemple, il s’avère judicieux de mettre de côté une somme suffisante pour faire face au départ soudain d’un employé, à une panne d’équipement, etc.

Toute association est par ailleurs tenue d’établir une comptabilité. Le modèle de la comptabilité de trésorerie est généralement le plus adapté au monde associatif, car il consiste en un « simple » calcul catégorisé. Dans tous les cas, vous devrez conserver toutes les pièces justificatives des dépenses et les ranger dans l’ordre chronologique. Penser à vérifier périodiquement les mouvements de trésorerie d’une association permet de s’assurer que les sommes qui ont transité correspondent bien à ce qui était prévu.

La trésorerie d’association : une évolution à suivre

Bilans prévisionnels et comptabilité ne suffisent malheureusement pas à une bonne gestion de trésorerie pour une association. Il importe en effet d’en suivre l’évolution réelle et d’effectuer les ajustements nécessaires en fonction des véritables flux. Ainsi, vous verrez rapidement si les objectifs sont atteints ou pas et pourrez modifier vos prévisions en conséquence.

Vos outils prévisionnels sont là pour vous aider à anticiper les mauvaises surprises, mais ne sont utiles que si l’on peut les modifier chaque fois que la réalité en dévie. Mieux vaut donc vous doter d’un logiciel de gestion qui vous permettra de garder le fil de votre trésorerie d’association, car un tableau papier deviendrait vite illisible ! 

Un suivi sur Excel peut être entièrement suffisant, mais sachez qu’il existe des logiciels conçus pour vous aider à gérer la trésorerie d’une association. Ces solutions intuitives peuvent être utilisées pour automatiser votre suivi à travers une connexion avec votre banque, par exemple. Rien de tel pour faciliter le travail du trésorier.

Difficultés de trésorerie ? Les solutions

Même parfaitement gérée, une trésorerie d’association peut malgré tout rencontrer des difficultés, ponctuelles ou à long terme. Selon la situation, différentes solutions de financement peuvent s’offrir à vous.

La première (et la plus évidente) consiste à augmenter le montant des cotisations payées par les membres. Gardez cependant à l’esprit qu’un tel changement ne produira son effet que l’année suivante. De plus, un coût revu à la hausse trop brutalement pourrait décourager vos adhérents.

L’emprunt bancaire demeure une autre éventualité si vous souhaitez booster votre fonds de roulement. Vous pourrez ainsi faire face à des difficultés passagères, mais vérifiez que l’association sera en mesure de rembourser le montant du prêt sans s’enfoncer encore davantage.

Enfin, si des subventions sont prévues, vous pourrez peut-être négocier une avance avec votre banque.

Comment optimiser les flux de trésorerie d’une association ?

Une bonne gestion de la trésorerie, pour une association, c’est l’assurance d’une meilleure performance. Pour l’optimiser, vous pouvez bien sûr réfléchir à faire baisser vos postes de charges trop importants.

Par exemple, faire la chasse au gaspillage permettra à votre association de faire des économies, mais aussi de s’inscrire dans une démarche plus durable. Vous pourriez notamment limiter, voire abandonner l’utilisation de papier, éviter d’immobiliser trop de liquidités sous forme de stocks excédentaires, etc.

Vérifiez par ailleurs que chaque adhérent est à jour de ses cotisations et que les subventions promises sont bien versées en temps et en heure.

Gérer correctement votre trésorerie d’association, c’est la garantie de pouvoir continuer à fonctionner, mais également d’être capable de faire face à d’éventuels imprévus. En anticipant vos flux, vous pourrez éviter les mauvaises surprises, mais aussi réfléchir en amont aux solutions idéales pour faire prospérer votre activité.