Relance des factures impayées : les méthodes à suivre pour préserver sa trésorerie

Un contexte qui justifie une surveillance accrue de sa trésorerie

Cette année 2020 est marquée pour les entreprises comme pour les particuliers par la crise du COVID qui rebat les cartes de l’économie mondiale qui était partie pour une relance en 2020.

Parmis les réassureurs du marché, Euler Hermes estime que les défaillances d’entreprises à l’échelle mondiale vont croître de 35% entre 2019 et 2021 (ils attendent +17% de défaillances en 2020 et +16% en 2021). 

En France le réassureur s’attend à ce que le nombre de défaillances d’entreprises augmente de 25% entre 2019 et 2021. En volume, cela représenterait 64 000 défaillances d’entreprises attendues en 2021 en France. Euler Hermes estime que le coût économique de ces faillites devrait atteindre 4,2 Mds d’€ en 2020 et 5,7 Mds d’€ en 2021 (en passif fournisseur), pour un cumul sur ces deux années qui représenterait 0,4 point de PIB.

Si ces chiffres donnent le tournis, il semble que l’économie française se porte encore assez bien. Ceci serait dû au décalage des défaillances dans le temps : celles-ci devraient avoir lieu entre le second semestre 2020 et le premier semestre 2021.

Ce décalage provient de deux facteurs principaux : 

• une raison purement statistique, puisque certains pays ont fermé leurs tribunaux de commerce et / ou ont gelé les procédures d’enregistrement des faillites afin de laisser le temps aux entreprises de se relever de la crise. Il y a donc des entreprises déjà en situation de défaut de paiement, mais qui ne sont pas encore prises en compte dans les statistiques
• le facteur étatique, puisque de nombreux plans de soutien aux entreprises ont été mis en place par les Etats et jouent un rôle d’amortisseur. Toutefois, ces mesures ne seront pas durables dans le temps, et les entreprises les plus en difficultés auront du mal à survivre à l’arrêt de ces soutiens

Un contexte qui pousse les entreprises à être très attentive à leur gestion de trésorerie. Face aux clients qui ont l’habitude de payer en retard il faut être ferme et relancer sans attendre.

Pourquoi et comment effectuer la relance des factures impayées ?

Généralement, nous préconisons de commencer les relances dès que vous constatez que la facture échue est impayée.

Plus vous commencez la relance tôt auprès de vos clients, plus vous avez de chance d’être payé rapidement et d’éviter les factures impayées.

Il est parfois même utile d’envoyer un mail avant la date d’échéance. En effet, cela permet de vérifier que la personne à qui on a envoyée la facture est bien la même personne qui paiera la facture. 

Dans bien des cas l’interlocuteur avec qui on négocie un contrat n’est pas le payeur. Cela arrive très souvent dans les grands groupes.

Modèle de lettre de relance pour des factures impayées

Voici un modèle à utiliser pour votre process de relance. Vous pouvez les faire par email ou bien par courrier.

Sujet : Facture <numéro de facture> pour <société fournisseur>

Madame, Monsieur, 

Notre société <société fournisseur> a émis une facture pour votre société <société cliente>, d’un montant de <montant dû> ayant pour date d’échéance <date d’échéance>.

Il semblerait que cette facture n’aie pas encore été réglée à ce jour. Nous vous serions reconnaissants de bien vouloir vous acquitter de son montant.

En cas de doute par rapport à cette facture n’hésitez pas à nous contacter en répondant directement à cet email.

Bien à vous,

<société fournisseur>

Vous pouvez relancer plusieurs fois un même client. Par ailleurs le contact téléphonique fonctionne aussi très bien : cela permet de dissiper certaines tensions et de parler clairement. Il est possible qu’un de vos clients paye en retard car lui même a du mal à se faire payer par ses fournisseurs. Une solution d’échelonnement de paiement peut par exemple être trouvée dans ce cas.

GCollect, le recouvrement de créance nouvelle génération

Des solutions existent pour le recouvrement de vos factures et vous pouvez leur déléguer cette partie. Cela est pratique quand on a pas le temps ou l’équipe pour s’en occuper.

GCollect permet de déposer sa facture impayée en ligne, puis on laisse faire les pros! L’équipe se charge ensuite de la relance et de toute la procédure de recouvrement qui s’en suit. 

Ce système est intéressant quand on a des factures dont la date est échue. Le recouvrement peut permettre de gagner sans efforts plusieurs jours de trésorerie. 

Toutefois ces solutions est astuces ne permettent pas de s’assurer d’être sera payé, et encore moins à temps ! 

Et si vous vous assuriez d’être payé à temps, tout en laissant le recouvrement à un autre : Moment

Début 2019 Moment assure les TPE et PME contre les retards de paiement.

Concrètement les fondateurs voulaient permettre à celles et ceux qui façonne le tissu économique français d’être payé à temps. 

En effet en 2018 selon l’observatoire des payement, 25% des TPE et PME faisaient faillite à cause des retards de paiement.

Moment fait le pari que ce chiffre peut baisser en proposant aux TPE et PME une assurance à la facture, sans engagement, contre les retards de paiement.

Assurer la trésorerie et payer à temps

Tout se fait en ligne chez Moment : de l’inscription, à l’éligibilité des factures. Même le paiement est fait par virement.

Lorsqu’un client assure une facture chez Moment, il perçoit 90% du montant de cette facture à l’échéance.

Puis Moment s’occupe de la relance des factures impayées, de manière souple afin de préserver la relation client-fournisseur de ses clients.

Dès que le client paye sa facture, Moment reverse les 10% restants à son client. 

Dans le cas où la facture serait déclarée comme impayée : le client de Moment conserve les 90% versés à l’échéance. Sans frais supplémentaire.

Le prix est fixe : cela permet de vraiment prévoir sa trésorerie, à un coût connu à l’avance !

Les différences entre Moment et l’affacturage

Moment se distingue de l’affacturage de différentes manières. Par ailleurs les usages ne sont pas les même en fonctions des besoins des entreprises.

Une solution d’affacturage permettra à l’entreprise d’être payée à la date d’émission de la facture. Moment paiera 90% du montant de la facture à l’échéance de cette dernière. La question se pose alors sur le besoin en trésorerie de l’entreprise.

Par ailleurs si le factor n’arrive pas à récupérer la créance, il peut “dé financer” l’entreprise, à savoir lui demander le remboursement de la somme qu’il avait avancé. Ce cas de figure n’existe pas chez Moment puisque Moment assure ses client en cas de factures impayées : ils conservent donc les 90% versés au titre de l’assurance.

Le prix est aussi très différent : le factor applique un prix qui varie en fonction de différents critères (risque du client, durée du retard de paiement…).

Le prix de Moment est fixe et connu à l’avance. Pas besoin de devis pour le connaître : tout est fait en ligne et vous connaissez le prix au moment où vous assurez les facture.

Enfin avec Moment vous assurez uniquement les factures que vous souhaitez. tandis que le factor bien souvent demande de s’engager sur un volume de facture ou un montant de facture. 

Les différences entre le recouvrement et Moment

Enfin il paraît intéressant de montrer les différences avec les recouvrement.

Ici la notion de temps est fondamentale : le recouvrement intervient quand l’entreprise client est en retard. 

Tandis que Moment est une assurance. Ainsi il convient d’y souscrire au moins 10 jours avant la date d’échéance de la facture. Cela offre une véritable visibilité sur sa trésorerie quand on assure une facture chez Moment. On en effet la certitude d’être payé 90% à la date d’échéance et de les conserver même en cas d’impayés.

Par ailleurs le recouvrement n’offre la sécurité d’être payé. C’est un service à utiliser quand on peut se passer d’un éventuel règlement.

Ces techniques variées permettent de sécuriser au maximum le paiement d’une facture. A vous de choisir celle qui vous conviendra le mieux !