Modèle de lettre de relance : guide et exemples

Lorsque l’on doit faire face à une facture impayée, avoir sous la main un bon modèle de lettre de relance pour entreprise peut s’avérer très utile. Bien entendu, celle-ci sera à adapter en fonction des particularités de chaque situation, mais, dans les grandes lignes, la première étape pour tenter de recouvrer une facture impayée reste similaire dans tous les cas. L’objectif est de rappeler à votre débiteur qu’il est dans l’obligation de vous régler pour la facture échue dans les meilleurs délais. Cependant, pour que la lettre de relance remplisse correctement son rôle, il importe de la rédiger dans les règles de l’art. Suivez le guide !

Avant de songer à votre modèle de lettre de relance, mieux vaut savoir quand l’envoyer

Cela peut sembler élémentaire, mais évoquons tout de même en préambule le fait qu’il ne faut surtout pas émettre de relance pour facture impayée avant le dépassement effectif de l’échéance. Si le délai de paiement est bel et bien dépassé, c’est à ce moment que vous pourrez vous munir d’un modèle de lettre de relance pour rappeler votre débiteur à l’ordre.

Veillez à ce que toute action soit effectivement appropriée. Par exemple, une société commerciale en situation de procédure collective ne sera pas autorisée à payer ses créanciers. Dans ce cas, vous devrez plutôt vous rapprocher du mandataire judiciaire chargé de la procédure.

Il est par ailleurs de mauvais ton de faire pression de manière excessive sur vos débiteurs et les menaces sont à proscrire en toutes circonstances. Évitez notamment d’employer des formulations agressives et préférez vous en tenir à votre modèle de lettre de relance pour entreprise. Parmi les comportements réprimés par la loi, on compte les menaces physiques, la divulgation (ou menace de divulgation) de quelconques informations, ainsi que le fait d’avertir des tiers de l’impayé en question. Il est aussi interdit d’inscrire le client débiteur sur une base de données de mauvais payeurs, ou d’employer des termes qui pourraient faire assimiler vos lettres de rappel à des actes d’huissier ou à des actes judiciaires. Vous ne pouvez en aucun cas procéder à une sommation de payer, ni, à plus forte raison, annoncer une saisie ou un jugement de condamnation.

Comment écrire une lettre de relance en bonne et due forme ?

Une missive basée sur un bon modèle de lettre de relance augmentera toujours vos chances de recouvrer votre impayé avec succès, sans en venir à des recours plus chronophages et qui risqueraient de mettre à mal votre relation avec votre client. Dans tous les cas, votre document devra être clair et concis, mais contenir toutes les informations concernant l’impayé en question.

Devront y figurer :

• La date de la facture (profitez-en pour vérifier à nouveau que le délai de prescription a bel et bien été dépassé) ainsi que son numéro ;
• Le montant de la facture (en faisant figurer les pénalités de retard) ;
• La date d’échéance (les délais de paiement doivent être dépassés) ;
• Les services ou produits pour lesquels vous réclamez d’être payé ;
• Votre demande précise, exprimant que vous souhaitez obtenir le règlement dans les plus brefs délais.

N’hésitez pas à faire un renvoi à la facture concernée et à en inclure une copie pour accompagner votre lettre.

Lorsque l’on adresse à un client une première lettre de relance, l’objectif principal est d’obtenir le paiement des factures dont il est question, mais aussi de préserver les relations commerciales. Selon le niveau de communication que vous entretenez avec votre client, il peut donc même être préférable de commencer par lui adresser un email, voire de lui passer un coup de téléphone pour discuter de la situation. Un peu plus officielle, la lettre de relance vous permettra de faire une demande plus appuyée, tout en conservant le niveau de courtoisie nécessaire.

Modèle de lettre de relance pour une entreprise

Pour avoir en toutes circonstances une base sur laquelle vous appuyer pour rédiger votre lettre de relance, vous pouvez créer un template comportant les informations suivantes :

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Madame, Monsieur,

Sauf erreur de notre part, après vérification de votre compte client, nous sommes toujours dans l’attente de votre règlement pour la (les) facture(s) suivante(s) :

• Facture n°XXX établie le (date), d’un montant de XXX € TTC
• Facture n°XXX établie le (date), d’un montant de XXX € TTC
• Etc.

Nous ne doutons pas qu’il s’agit d’un simple oubli de votre part et vous serions reconnaissants de bien vouloir procéder à la régularisation dans les plus brefs délais.

Si vous nous avez déjà fait parvenir votre règlement avant réception de la présente, nous vous prions de considérer celle-ci comme nulle et non avenue.

Nous nous tenons à votre disposition pour tout complément d’information.

Nous vous prions de croire, Madame, Monsieur, en l’expression de nos sentiments distingués.

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Que faire lorsqu’une lettre de relance ne suffit pas ?

Malgré tous vos efforts et toute votre bonne volonté, il demeure possible qu’un client ignore votre lettre, et ce, même si celle-ci est basée sur un modèle de lettre de relance de qualité. Et pour cause : il faut garder à l’esprit qu’une telle missive ne tient aucunement lieu de commandement.

Si votre lettre reste sans réponse, envoyez une deuxième relance et éventuellement une troisième à au moins deux semaines d’intervalle. Celles-ci seront similaires à la première, mais vous pourrez rappeler qu’une ou deux tentatives ont déjà été ignorées.

L’étape suivante, si vous devez malheureusement y arriver, est celle de la mise en demeure. Cet acte permet, en vertu de l’article 1344 du Code civil, de demander officiellement à votre débiteur « d’exécuter ses obligations ». Là encore, vous devrez toutefois vous garder de tomber dans le harcèlement, ce qui pourrait encourager votre débiteur à intenter une action en justice à votre encontre.