L’importance d’un logiciel de trésorerie lié aux données comptables
La plupart des outils de trésorerie pour les TPE/PME ne fournissent que la prévision et le suivi de trésorerie sans lien avec la comptabilité : est-ce un désavantage ?
SOMMAIRE
Introduction
>>> Partie 1 – Prévisions et suivi de la trésorerie à l’aide de fichiers FEC
>>> Partie 2 – La prévision d’exploitation et le contrôle budgétaire
>>> Partie 3 – Surveillance des comptes clients et fournisseurs
>>> Partie 4 – Estimation avancée de la TVA à payer
>>> Partie 5 – La force des indicateurs clés calculés en temps réel
Conclusion
Introduction
Dans un contexte économique en constante évolution, la gestion financière d’une entreprise ne peut plus se contenter d’une simple tenue comptable ni d’un suivi de trésorerie bricolé dans Excel.
Un logiciel de trésorerie professionnel relié aux données comptables devient une nécessité pour optimiser la prévision et le suivi de la trésorerie mais aussi prévoir efficacement l’exploitation.
Nous rappelons que la différence entre les deux notions est significative :
- la prévision d’exploitation raisonne en hors taxes (HT) et à date de la facture
- la prévision de trésorerie raisonne en toutes taxes comprises (TTC) et à date du passage en compte bancaire.
Cet article explore les multiples avantages d’une liaison entre trésorerie et comptabilité.
A notre connaissance, ce lien intime trésorerie-comptabilité n’est assuré que par un petit nombre de logiciels : TurboPilot, Exabanque, TrésoreriePlus.
Ceci peut être vérifié sur le site des éditeurs en allant dans notre comparatif ou directement sur le site web de l’éditeur) : voir sur ce lien.
Partie 1 – Prévisions et suivi de la trésorerie à l’aide de fichiers FEC
Un logiciel de trésorerie qui peut injecter des fichiers FEC sur plusieurs années permet d’établir des courbes de trésorerie historiques.
Outre les fichiers FEC clos sur 1 à 3 années, il est possible d’injecter un FEC provisoire, cumulant les écritures depuis le début de l’exercice comptable de l’entreprise jusqu’à la dernière fin de mois révisée par le cabinet comptable.
C’est un énorme avantage car ces informations aident à élaborer un nouveau budget prévisionnel plus réaliste, basé sur les tendances passées.
Cela facilite la prévision de la trésorerie et la planification du budget, deux aspects cruciaux de la gestion financière d’une entreprise.
Nous voyons bien l’aspect crucial de la prévision et du suivi de la trésorerie, en particulier grâce à l’utilisation de fichiers FEC (Fichier des Écritures Comptables).
Un logiciel de trésorerie efficace est capable d’injecter des fichiers FEC sur plusieurs années (c’est le cas de TurboPilot).
Cela signifie qu’il peut analyser des données comptables historiques pour établir des courbes de trésorerie précises et pertinentes.
Ces courbes servent de représentation visuelle de l’évolution de la trésorerie de l’entreprise au fil du temps, permettant ainsi une meilleure compréhension des tendances et des cycles financiers.
En outre, ces informations historiques sont inestimables pour la planification financière.
Elles aident à élaborer un nouveau budget prévisionnel plus réaliste et mieux informé, basé sur les tendances financières passées de l’entreprise plutôt que sur de simples suppositions ou projections.
C’est un avantage indéniable pour la gestion financière, car cela permet une prévision de la trésorerie plus précise et une planification budgétaire plus efficace.
De plus, le suivi régulier de la situation de trésorerie devient plus facile et précis, évitant les surprises et les crises financières potentielles.
Partie 2 – La prévision d’exploitation et le contrôle budgétaire
Certains logiciels de trésorerie offrent également un outil de prévision d’exploitation qui peut être alimenté en amont de la trésorerie.
La prévision de trésorerie peut alors être établie d’un simple clic, avec la prise en compte des délais clients et fournisseurs par défaut ou spécifiques (réalisable dans TurboPilot).
Par ailleurs, la prévision d’exploitation permet de suivre et de contrôler le budget (surveillance des postes de produits en classe 7 et de charges en classe 6 de la comptabilité générale) au fur et à mesure que l’entreprise avance dans l’exercice fiscal.
Cela facilite l’identification des écarts par rapport au budget initial et la prise de mesures correctives en temps opportun.
La prévision d’exploitation et le contrôle budgétaire sont deux éléments essentiels pour la gestion financière d’une entreprise.
La prévision d’exploitation est un processus qui consiste à anticiper et prévoir les produits et dépenses prévisionnels de l’entreprise.
Elle se base sur des facteurs concrets comme l’analyse des chiffres de l’exploitation en cours ou des chiffres des entreprises comparables dans le même secteur.
C’est un élément incontournable dans un business plan et il s’agit de la synthèse chiffrée des produits et des charges de votre entreprise prévues sur une période de trois ans généralement.
Le tableau des flux de trésorerie, quant à lui, est une étape du processus de planification financière qui consiste à comparer systématiquement les flux monétaires prévus à ceux effectivement constatés.
C’est un instrument efficace de suivi et de contrôle de la bonne marche de l’entreprise. Il permet de cerner et comprendre les défis de son activité pour gérer les périodes fastes et les périodes où l’activité est en berne en entreprise.
TurboPilot permet un affichage très puissant et pertinent sous 4 formes complémentaires :
- plan comptable
- catégories
- clients
- fournisseurs.
Ainsi la double prévision exploitation + trésorerie, lorsqu’elle est bien gérée, permet d’assurer la santé financière de l’entreprise et de planifier sa croissance de manière efficace.
Partie 3 – Surveillance des comptes clients et fournisseurs
Avec un logiciel de trésorerie, la surveillance des comptes clients débiteurs et des comptes fournisseurs devient plus facile et plus précise.
Un affichage de l’ancienneté des créances, couplé au détail des factures non réglées et de l’historique des relations de suivi (clients ou fournisseurs) est un vrai plus !
Elle permet d’optimiser les délais de paiement et de recevoir les fonds à temps, contribuant ainsi à une gestion saine de la trésorerie.
Elle fournit un recoupement avec la comptabilité des comptes de tiers en comptabilité générale.
Partie 4 – Estimation avancée de la TVA à payer
Quoi de plus agaçant de ne connaître sa TVA à payer qu’au dernier moment ?
Souvent la veille ou le jour du paiement à réaliser ?
Un logiciel de trésorerie efficace doit offrir une estimation plus précise de la TVA à payer par l’entreprise au fil des flux, et donc forcément plus tôt que ne le ferait un cabinet comptable.
L’estimation de la TVA (Taxe sur la Valeur Ajoutée) est une composante importante de la gestion financière d’une entreprise.
La TVA est un impôt indirect qui est payé par les consommateurs et collecté par les entreprises.
Elle représente la différence entre un prix hors taxe (HT) et un prix toutes taxes comprises (TTC). En France, les taux de TVA peuvent varier en fonction de la nature des biens et services vendus.
L’estimation de la TVA dans un business plan, par exemple, peut impliquer la prise en compte des dépenses qui seront soumises à la TVA, comme l’achat de matériel ou les frais d’expert-comptable.
Les indicateurs clés liés à la TVA peuvent inclure la base d’imposition (c’est-à-dire le montant total des ventes ou des revenus sur lesquels la TVA est calculée) et le montant de la TVA à verser. Des erreurs dans la déclaration de TVA peuvent survenir, mais elles peuvent généralement être corrigées dans un délai de deux ans.
Il est important de noter que la gestion de la TVA peut devenir plus complexe en cas d’opérations internationales, car les règles de TVA peuvent varier d’un pays à l’autre.
Partie 5 – La force des indicateurs clés calculés en temps réel
L’importance des indicateurs clés de performance (KPIs) dans le monde des affaires ne peut être sous-estimée.
Ils fournissent des informations précieuses sur la performance d’une entreprise et peuvent aider à éclairer la prise de décision.
Les TPE/PME n’échappent pas à la règle du temps réel
La puissance de ces indicateurs est encore plus grande lorsqu’ils sont calculés en temps réel permettant une réaction précoce et rapide.
Les KPIs en temps réel permettent aux entreprises de suivre les performances en continu, offrant la possibilité d’intervenir immédiatement si quelque chose ne va pas.
Par exemple, un indicateur clé pourrait être l’augmentation de l’ancienneté et du montant des créances clients : alors, le dirigeant ou son responsable financier peut réagir immédiatement pour identifier et résoudre le problème.
De plus, les KPIs en temps réel peuvent également aider à identifier les opportunités au fur et à mesure qu’elles se présentent. Par exemple, si un produit se vend particulièrement bien, l’entreprise peut augmenter la production ou la promotion de ce produit pour maximiser les profits.
Les KPI basiques
Un bon outil de gestion de trésorerie doit fournir également des Soldes Intermédiaires de Gestion (SIG), généraux ou par activité (ceci nécessite un plan comptable structuré par activité).
Il calcule le Besoin en Fonds de Roulement (BFR) et offre tous les indicateurs clés (chiffre d’affaires, résultat net, marge opérationnelle…) avec une comparaison du n-1, du n réel et du n budgété.
En conclusion, les indicateurs clés calculés en temps réel sont un outil puissant pour la gestion et l’amélioration continues de la performance d’une entreprise.
Conclusion – Vers une gestion financière optimisée
En somme, un logiciel de trésorerie relié aux données comptables est un outil précieux pour toute entreprise qui cherche à optimiser sa gestion financière.
Il offre une vision claire et précise de la trésorerie, facilite la prévision d’exploitation et le contrôle budgétaire, et offre une estimation précise de la TVA et la mise à jour en temps réel d’autres indicateurs clés.
En adoptant cet outil, les entreprises peuvent non seulement améliorer leur gestion financière, mais aussi gagner en efficacité et en productivité.
En résumé :
- Gain de temps : la liaison trésorerie-comptabilité permet de gagner du temps en simplifiant le processus de comptabilité.
- Diminution des coûts : le travail sur la trésorerie prépare celui de la tenue comptable et peut réduire les honoraires de l’expert-comptable en accélérant le traitement de votre dossier (fourniture des journaux d’achats, de ventes et de banques notamment).
- Gestion efficace des données : les solutions de gestion de trésorerie SaaS ont l’avantage de gérer les données en temps réel et de fournir au dirigeant de l’entreprise des informations à haute valeur ajoutée instantanément.
- Visualisation détaillée des flux de trésorerie : un tableau et une courbe de trésorerie offrent une visualisation détaillée des encaissements et décaissements passés et futurs, aidant à suivre et à anticiper le solde de trésorerie dans les mois à venir.
- Approche méthodique liée à la comptabilité : une bonne gestion de trésorerie est le socle d’une comptabilité efficace, précise et rigoureuse..
Un dirigeant qui adopte un logiciel de trésorerie ne reviendra jamais en arrière dans un simple tableur !
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