Gestion de trésorerie efficace : les 5 étapes

Gestion de trésorerie efficace les 5 étapes

Comment gérez-vous votre trésorerie ?

Vous êtes une entreprise (tpe/pme) ? une start-up ? ou une association ?
Vous souhaitez avoir une gestion de trésorerie au jour le jour mais aussi de manière plus approfondie ?

En effet, la trésorerie est un point crucial de la gestion d’entreprise.

Pour preuve, selon le dernier baromètre KPMG/CGPME, près d’un tiers des petits patrons déclarent rencontrer des problèmes de trésorerie. Des difficultés qui peuvent amener les dirigeants jusqu’à mettre la clé sous la porte. C’est le cas pour 25% des défaillances de TPE/PME. (Source L’Echo)

Vous voulez éviter d’en arriver là.
Mais comment avoir une gestion quotidienne et prévisionnelle de trésorerie ?

Avant toute chose, posez-vous les bonnes questions :

  • Avez-vous une visibilité sur votre trésorerie future ?
  • Suivez-vous l’état de votre trésorerie en temps réel ?
  • Connaissez-vous à l’avance le montant de votre TVA à payer ?

Si vous répondez « non » à 1 seule de ces questions, c’est que votre gestion n’est pas optimale !

Dans cet article nous vous expliquons les raisons pour lesquelles il est important de gérer sa trésorerie, nous vous donnons les meilleurs indicateurs pour le faire ainsi que les 5 étapes que nous vous conseillons de suivre afin de bien gérer votre trésorerie et éviter de mettre votre entreprise en danger.

  1. Gestion de trésorerie : l’élement clé pour faire prospérer votre entreprise

2. Les 5 étapes pour bien gérer votre trésorerie

Les 5 étapes d'une gestion de trésorerie efficace

Gestion de trésorerie : l’élément clé pour faire prospérer votre entreprise

La trésorerie représente toutes les liquidités disponibles au sein d’une entreprise lors d’un instant t. La trésorerie est essentielle à la gestion de l’entreprise car sans trésorerie l’entreprise ne peut payer ses salariés ou fournisseurs et risque de faire faillite. Voici les raisons expliquant pourquoi il est nécessaire de gérer sa trésorerie efficacement.

Réaliser des économies d’argent et de temps

Le problème de la mauvaise gestion de trésorerie est l’incertitude. Sans prévisions, vous serez incapable de savoir si votre trésorerie actuelle et vos revenus pourront couvrir vos charges du mois. Vous risquez d’empiéter sur votre découvert bancaire et de devoir payer des agios et des commissions d’intervention. Or sachez-le il sera toujours moins cher d’anticiper et de financer une période de creux de trésorerie à l’aide d’un prêt plutôt que de devoir payer des frais bancaires.

Ainsi une gestion de trésorerie efficaces vous permettra de faire des économies d’argent mais aussi de temps. Avec un budget de trésorerie établi en amont vous n’aurez pas chaque mois à réfléchir à de nouveaux moyens de financement.

Ne pas être en cessation de paiement

Le risque principal qui découle d’une mauvaise gestion de trésorerie est la situation de cessation de paiement qui vous obligera à déposer le bilan. Afin de vous préserver de cette éventualité, vous devez absolument prévoir l’avenir. Cela passe notamment par la réalisation d’un budget de trésorerie puis par un suivi hebdomadaire de vos encaissements et décaissements dans un tableau de trésorerie. « Mieux vaut prévenir que guérir ! » explique le dicton. C’est exactement ce qui s’applique à la trésorerie, nous ne le répèterons jamais assez : anticipez, anticipez, anticipez ! Cela vous permettra avant même de percevoir des difficultés de mettre en place des actions correctives adaptées à votre entreprise et surtout de ne pas vous retrouver au pied du mur. Car si c’est le cas vous n’aurez pas le choix que d’opter pour une solution qui ne sera pas avantageuse financièrement pour votre entreprise.

Être en mesure d’investir son excédent de trésorerie

Il est toujours préférable d’avoir un excédent de trésorerie plutôt qu’un déficit qui comme nous l’avons vu peut conduire votre entreprise à la faillite. Cependant avoir de l’argent qui dort n’est pas la solution optimale. Une gestion de trésorerie efficace peut vous permettre de gagner de l’argent si vous investissez votre excédent de trésorerie. Tournez-vous vers votre banquier il pourra vous proposer plusieurs solutions afin de placer votre excédent de trésorerie. Vous aurez le choix entre un placement de long terme qui sera très profitable, un placement de plus court terme mais accessible en cas de difficulté, ou bien encore un placement réalisé dans le but de faire un investissement.

Cependant vous pourrez réaliser un tel investissement seulement si vous avez prévu que vous aurez un excédent de trésorerie. Le seul moyen pour vous en rendre compte est de commencer par faire un plan de trésorerie prévisionnel, puis de suivre de manière assidue les évolutions de votre trésorerie dans le temps.

Les 5 étapes pour bien gérer votre trésorerie

Étape 1 : Bâtissez votre prévision de trésorerie

« Trop d’entrepreneurs négligent le suivi de leurs chiffres et performances. 60% d’entre eux ne consultent ces données qu’une fois par an, voire pas du tout, se reposant entièrement sur leurs comptables. » (1)

Une conduite qui risque d’amener à d’importantes difficultés financières et de gestion. Nous vous conseillons d’établir rapidement votre prévision de trésorerie. L’objectif est simple : avoir une feuille de route financière sous forme de tableau voire même de courbe.

Courbe de trésorerie prévisionnelle
Courbe de trésorerie prévisionnelle

Voici comment faire :

1. Récupérez vos historiques comptables : demandez les fichiers FEC de vos comptes annuels à votre expert-comptable, ils contiennent toute l’information nécessaire.

2. Évaluez poste par poste la progression de vos charges pour l’année à budgéter

Tableau produits / charges (extrait TurboPIlot)
Tableau récapitulant produits et charges

3. Estimez le chiffre d’affaire nécessaire pour atteindre votre « point mort » (seuil de rentabilité) en décomposant par produit/service.

Il ne vous reste plus qu’à construire votre tableau Excel (vous trouverez de nombreux exemples gratuits sur Internet) voire votre courbe de trésorerie visuelle dans TurboTréso (outil gratuit à télécharger sur www.turbotreso.com) et cela en quelques heures seulement.

Notre conseil :
Faites-vous aider par votre expert-comptable ou un consultant car certains aspects fiscaux et sociaux de votre gestion sont complexes.

Étape 2 : Offrez-vous un vrai suivi de trésorerie

Le but est de pouvoir ajuster en permanence la prévision de trésorerie que vous venez de construire avec vos mouvements réels.

Comment faire ?

Vous avez 2 solutions :

  • 1ère solution : la saisie manuelle de vos factures d’achats ou l’import des mouvements réels (factures de ventes ou mouvements de caisse) puis un pointage de ce qui est « payé » (et donc passé en banque) par rapport à ce qui est « connu » (c’est-à-dire vos factures clients et fournisseurs).
  • 2ème solution : l’automatisation
    • optez pour une imprimante/scanner multifonction et un logiciel de scanérisation/OCR de vos factures d’achats et de vos  notes de frais : ils vous permettent de créer vos décaissements réels de trésorerie
    • exportez vos ventes de votre logiciel de facturation ou de votre caisse
    • signez un mandat ebics avec votre expert-comptable et votre banque : vous récupérerez ainsi automatiquement tous les jours tous vos mouvements bancaires
Fonctionnement du mandat ebics pour une récupération automatique quotidienne des mouvements bancaires
Mandat ebics : Comment ça marche ?

Pour finir, rapprochez les factures clients (ou la caisse) et les factures fournisseurs avec les mouvements bancaires pour vérifier que vous n’oubliez rien.

Rapprochement bancaire (illustration : TurboPilot)
Certains logiciels permettent de faire automatiquement des rapprochements entre vos flux bancaires et vos factures

Le résultat : vous obtenez non seulement un calcul périodique (par jour, semaine ou mois) de votre solde de trésorerie prévisionnel puis réel (grâce au rapprochement à celui de la banque) ainsi qu’une plus grande sérénité grâce à une routine quotidienne vous offrant plus de maitrise.

Notre conseil :
Consacrez au moins un quart d’heure de suivi quotidien et à une mise à jour hebdomadaire de vos hypothèses de chiffre d’affaires (par le dirigeant ou un cadre commercial).

et consulter notre Guide complet pour une gestion de trésorerie simple et automatisée :

Étape 3 : Suivez de près vos paiements clients

Selon une étude IPSOS, menée auprès de 300 PME, 1 chef d’entreprise sur 2 estime que ses problèmes de trésorerie sont dues à des délais de paiement excessifs. Et pour 10% d’entre eux, ces problèmes ont mis en danger leur activité. (Source Les Echos)

Balance âgée clients

La 3e étape pour être efficace dans sa gestion de trésorerie est donc d’identifier et ne pas laisser traîner des impayés ou des retards.

Comment faire ?

  • Entretenez de bonnes relations clients
  • Stockez les coordonnées des personnes clés chez les clients
  • Prévenez les clients à l’avance qu’il vont vous devoir une échéance
  • Relancer tôt les clients en retard
  • Mettez en place des alertes (montant des montants impayés par fourchette d’ancienneté)
  • Analysez la répartition des modes de règlement utilisés par vos clients.

Le résultat : vous éduquez vos clients à respecter vos factures et leurs échéances.

Notre conseil
Mettez en place un maximum de prélèvements automatiques ou de paiements CB récurrents pour alléger votre gestion.

Étape 4 : Procurez-vous des indicateurs clés pour votre gestion de trésorerie

L’objectif de cette étape est de savoir le plus tôt possible si vous êtes bien dans le plan de marche et pouvoir ainsi réagir à temps.

Exemple de tableau de bord permettant de consulter l'ensemble de ses indicateurs clés
Exemple de tableau de bord présentant l’ensemble des indicateurs clés

Comment faire ?

  • le suivi de trésorerie décrit précédemment doit vous permettre de calculer
    • votre CA
    • votre marge
    • vos soldes intermédiaires de gestion (comparés avec le budget et l’année n-1)
    • votre délai moyen clients (DSO)
  • ces indicateurs doivent vous alerter en cas de dérapage pour prendre diverses mesures (relances clients, décalage de règlement fournisseurs, appel à un financement ou un découvert bancaire plus élevé).

Grâce à cela, vous connaîtrez aussi :

  • les clients en retard de règlement
  • vos fournisseurs en attente de règlement.

Notre conseil
Réagissez tôt en cas de dérapage, alertez votre expert-comptable et prévenez votre banquier avant qu’il ne vous relance lui-même !

Guide gestion de trésorerie rapide et efficace

Étape 5 : Donnez-vous les moyens d’anticiper votre trésorerie

L’anticipation est le mot d’ordre de la gestion d’entreprise.
Il est important de vous donner les moyens d’investir ou d’embaucher en toute sérénité.

D’ailleurs, l’objectif premier est d’accélérer votre croissance et votre rentabilité en vous permettant de prendre les meilleures décisions.

Utiliser des fonctionnalités de simulation de trésorerie selon diverses hypothèses est la solution idéale. De cette manière vous pourrez faire de la prévention et prendre des décisions éclairées.

Comment faire :

  • analysez vos pics et creux de trésorerie structurels et souvent saisonniers :
    Faut-il placer de la trésorerie excédentaire à certaines périodes ou au contraire revoir le niveau de vos concours bancaires ?
  • formulez plusieurs hypothèses d’embauche ou d’investissement :
    Laquelle vous semble la plus crédible et supportable pour accélérer votre développement ?
Courbe de trésorerie
Exemple de simulation de vos différentes hypothèses

Le résultat : vous cernez vite vos capacités à supporter de nouvelles charges et situez le nouveau point mort nécessaire (niveau de chiffre d’affaires à assurer).

Notre conseil
Il est toujours intéressant de simuler plusieurs hypothèses afin de voir leur impact sur l’activité et la trésorerie et de prendre la meilleure décision pour le futur. Les circonstances vous offrent parfois des opportunités qu’il faut savoir saisir en toute connaissance de cause donc sans vous faire peur …

Pour aller plus loin

Regardez notre vidéo sur les 5 clés d’une gestion de trésorerie réussie :

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