Facture d’avoir : définition et explications
Pour savoir comment établir une facture d’avoir, une définition s’impose. Apprenez à maîtriser ce document important pour toute entreprise.
Facture d’avoir : qu’est-ce que c’est et comment en faire une ? Guide 2021
L’année 2018 a vu l’instauration de règles plus strictes en matière de comptabilité en général et de facturation en particulier. Ainsi, la loi anti-fraude à la TVA stipule qu’une fois une facture émise, il est interdit de la modifier. C’est pour cette raison que le nombre de factures d’avoir entre entreprises (ou notes de crédit) s’est multiplié. Les exemples de factures d’avoir abondent sur Internet, mais ils n’expliquent pas toujours comment les réaliser soi-même. Découvrons toutes les caractéristiques de la facture d’avoir, sa définition précise et ses véritables usages.
Facture d’avoir : définition
Dans le cas de la facture d’avoir, la définition s’avère relativement simple. Une facture d’avoir, également appelée « avoir » ou encore « note de crédit », est employée pour rectifier ou annuler une facture établie précédemment. En effet, comme la loi française défend strictement de modifier ou de supprimer une facture déjà finalisée, il s’agit de la meilleure solution pour intervenir sur une facture existante sans encourir de sévères sanctions.
Une facture d’avoir entreprise fait office de preuve juridique et officialise une réduction accordée sur le montant d’une facture déjà éditée. C’est de cette manière que la société émettrice peut reconnaître sa dette en faveur de son client.
À moins que les conditions de vente n’indiquent une durée de validité spécifique, une facture d’avoir est valide pendant 5 ans et doit être conservée parmi les documents comptables pendant 10 ans. Par ailleurs, la loi ne précise aucune quantité maximale d’avoirs possibles pour chaque facture.
Pouvoir faire une facture d’avoir s’avère indispensable en cas d’erreur. Cela permet par la suite de procéder à un remboursement total ou partiel de la facture problématique ou de proposer une réduction sur une nouvelle facture à venir.
Dans quels cas faire une facture d’avoir ?
Une fois que l’on est au clair avec le concept de facture d’avoir, sa définition et son utilité, il est important de connaître les circonstances de son utilisation. Plusieurs situations se prêtent à l’établissement de ce document.
La facture d’avoir pour remédier à une erreur
Il arrive qu’une erreur ou qu’un oubli se glisse sur la facture initiale, nécessitant une correction. De telles modifications concernent souvent une erreur de calcul, une mauvaise référence produit ou service reportée sur le document, ou encore une inexactitude au niveau du prix, ou des coordonnées du client, un trop-perçu, etc.
La facture d’avoir commerciale
En cas de retard de livraison, de litige, ou lorsque la qualité de la prestation ou du produit n’est pas au rendez-vous, l’entreprise peut choisir de faire un geste commercial. Il peut s’agir d’une ristourne périodique, d’un rabais, d’un escompte, d’une remise… Quelles que soient la nature et la raison du geste en question, faire une facture d’avoir permet de rendre la décision officielle.
La facture d’avoir liée à une annulation
Plusieurs raisons peuvent conduire à l’annulation totale d’une facture. Il arrive par exemple qu’un client souhaite renoncer à l’ensemble ou à une partie de sa commande, qu’il soit insatisfait de la prestation ou du produit livré, que la marchandise soit endommagée ou non conforme, etc. Même chose lorsque les prestataires ou les fournisseurs établissent par erreur une double facturation.
Comment réaliser une facture d’avoir entreprise ?
Pour faire une facture d’avoir qui servira ensuite de preuve juridique, il faut l’éditer de manière très précise et y faire apparaître les mentions obligatoires, tout comme pour n’importe quelle autre facture. Parmi ces éléments indispensables figurent :
- Le numéro de la facture ;
- Le numéro de bon de commande émis par l’acheteur ;
- La date d’émission ;
- La date du service ou de la vente ;
- Les coordonnées de l’entreprise émettrice ;
- Les coordonnées du client ;
- La description du produit ou service, la quantité et le prix unitaire ;
- Le détail des montants et le montant total (HT et TTC) ;
- Le taux de TVA applicable ;
- Les conditions de vente ;
- Le taux appliqué pour les pénalités de retard ;
- Le montant forfaitaire appliqué en cas de recouvrement ;
Vous remarquerez également sur tous les exemples de factures d’avoir la présence de la mention « avoir », qui doit être clairement visible, accompagnée du numéro de la facture initiale. La formule « net à déduire » remplace la formule « net à payer » habituellement présente sur les factures traditionnelles.
Notez que vous pouvez faire figurer le solde à rembourser en négatif ou en positif, selon votre propre préférence.
Comment numéroter une facture d’avoir ?
Lorsque l’on considère la facture d’avoir selon sa définition légale exacte, il faut la numéroter de manière précise. Tout comme les factures classiques, les factures d’avoir doivent obéir à un ordre de numérotation chronologique et continu, sans la moindre rupture. Vous pouvez par exemple les inclure dans la suite numérotée de vos factures classiques, ce qui est sans doute préférable si vous n’en établissez que rarement. Si vous faites des factures d’avoir régulièrement, vous pourrez également choisir de leur appliquer un système propre.
Le logiciel de facturation : une aide précieuse pour réaliser des factures d’avoir entreprise
Si vous pouvez bien entendu vous inspirer d’exemples de factures d’avoir ou de modèles à remplir pour réaliser les vôtres sans erreurs, il demeure souvent plus simple et plus sûr d’employer un logiciel spécialisé.
Ces outils permettent d’établir des factures et avoirs rapidement, sans la moindre inexactitude ou omission. Vous éviterez ainsi les conséquences (parfois graves) de toute erreur de comptabilité.
Procéder à des remboursements ou accorder des ristournes sur des factures affecte naturellement vos flux de trésorerie. Sans un système solide en place, il peut être difficile de garder le fil de ces fluctuations. Un logiciel adapté vous aidera aussi à suivre l’impact de vos factures d’avoir sur l’ensemble de votre comptabilité et à gérer plus efficacement votre trésorerie.
Connaître les subtilités des différentes catégories de factures et savoir comment établir chacune d’entre elles correctement vous aide à garder le contrôle des finances de votre entreprise. Des factures claires et sans erreurs contribuent également à la satisfaction et à la fidélisation de vos clients.
